Elroni kogemus: suurimaks kasuteguriks PlanPro tarkvara kasutamisel on efektiivsemad protsessid ja parem infovahetus ettevõtte sees

Oma kogemust PlanPro tarkvara kasutamisel jagavad Elroni (Eesti Liinirongid AS) arendusjuht Nele Gerberson ja ohutusjuht Natali Aosaar.

Elroni_kogemus_planpro_tarkvara_3

Elron on igale eestlasele tuttav. Kuidas tutvustate Elronit ise?

Meie kui Eesti ainsa rongidega riigisisest reisiteenust korraldava ettevõtte ülesandeks on pakkuda üle Eesti kiiret, mugavat, keskkonnasõbralikku ja ohutut transporditeenust. Elroni põhiväärtusteks on turvalisus, usaldusväärsus, kiirus, kliendikesksus ja keskkonnasõbralikkus. Täna töötab Elronis 321 töötajat ning 2021 aastal sõideti Elroni rongidega 6,1 miljonit korda.

Millist rolli täidate Teie Elronis? Millised on peamised vastutusvaldkonnad?

Nele: “Olen Elronis arendusjuht. Koordineerin ettevõtte strateegilise planeerimise protsessi, jälgin strateegias toodud eesmärkide täitmist ning vastutan ettevõtte riskijuhtimise eest.”

Natali: “Töötan Elronis ohutusjuhina ja minu eesmärk on tagada, et Elroni tegevus oleks ohutu ja vastaks kõikidele kehtivatele nõuetele.”

Kui kaua olete kasutanud PlanPro tarkvara ning milleks seda Elronis kasutate?

PlanPro tarkvara oleme Elronis kasutanud alates 2020. aasta detsembrist. Haldame seal ettevõtte strateegiat ning jälgime iga-aastaseid tööplaane ja nende täitmist. Nüüdseks juba kaks aastat oleme viinud PlanPro keskkonna abil läbi ka arenguvestluseid.

Lisaks kasutame keskkonda riskide hindamiseks ja haldamiseks ning ohutusega seotud juhtumite registreerimiseks ja menetlemiseks (nt raudteeõnnetused, tööõnnetused, ohtlikud olukorrad jm).

Elroni_kogemus_PlanPro_tarkvaraga

Milliseid probleeme on aidanud tarkvara kasutuselevõtt Teie ja Elroni vaates lahendada? Mis on muutunud paremaks ja efektiivsemaks?

PlanPro võimaldab lihtsalt ja ühes kohas jälgida ettevõtte strateegiliste eesmärkide täitmist, siduda need nii osakondade kui ka töötajate isiklike eesmärkidega, mis omakorda kajastuvad arenguvestlustes.

Tarkvara võimaldab lisaks siduda ka ettevõtte riskid ja nende maandamiseks vajalikud meetmed, samuti hallata nii riske kui ka riskidega seotud juhtumeid.

PlanPro kasutusele võtmine võimaldas meil loobuda erinevate Exceli tabelite pidamisest ja hallata paremini omavahel seotud infot. Ohutusalaste juhtumite registreerimise ja menetlemise süsteem parandas infoliikumist erinevate osakondade vahel ja see võimaldab hoida juhtumiga seotud materjale ja dokumente ühes kohas.

Milline on PlanPro suurim kasutegur Teie kogemusest lähtuvalt?

Suurimaks kasuteguriks PlanPro kasutamisel on protsesside efektiivsemaks muutumine ettevõttes. Näitena võib siinkohal tuua välja arenguvestlustel kokkulepitud tegevuste automaatse liikumise edasi tööplaani. See tähendab, et puudub vajadus neid uuesti kuhugi käsitsi sisestada nagu me seda varem tegime.

Teiseks, võimaldab riskide moodul hõlpsasti saada ülevaate riski realiseerumisest ning täiendava maandamismeetme lisamisel jääb see seotuks riskiga.

Aktiivset kasutust leiab ka tegevuskavade moodul, mis võimaldab kiirelt ja lihtsalt võtta välja soovitud tegevuskava ülevaate.

Kui keeruline või lihtne oli Elroni jaoks seniselt protsessilt uuele infosüsteemile (PlanPro) üleminek?

Üleminek uuele süsteemile toimus järk-järgult poole aasta jooksul ja tööprotsesside osana. See jättis töötajatele piisavalt aega uue tarkvaraga harjumiseks. Uuele infosüsteemile üleminek oli lihtne.

Suures osas vastas infosüsteem juba meie ootustele ning meie jaoks vajalikud arendused said kiiresti tehtud. Kõige rohkem aega kulus alguses strateegia ning riskide mooduli info sisestamisele, aga õnneks on tegemist ühekordse tööga.

Näiteks on juhtumite haldamiseks PlanPro’s loodud spetsiifiliste väljadega vorm, mis vastab Elroni konkreetsetele vajadustele ning mille abil toimub ohutusalaste juhtumite registreerimine ja hilisem menetlemine. Lisaks võimaldab PlanPro võtta süsteemist välja erinevaid juhtumite aruandeid.

Elroni_kogemus_planpro_tarkvara_4

Milline on olnud kasutajate tagasiside organisatsioonis laiemalt? Kuidas on PlanPro omaks võetud?

Elronis kasutatakse PlanPro keskkonda aktiivselt. Eriti rõõmustasid töötajad vestluste mooduli üle, mis vähendas oluliselt vajadust infot käsitsi sisestada. Kui varasemalt tuli kõik oma eelmisel aastal kokkulepitud eesmärgid ja läbitud koolitused arenguvestluse vormile sisse kanda, siis nüüd on see info juba eeltäidetuna vormidel olemas.

Ettevõtte sees on meil kokkulepe, et PlanPro tarkvaras on kirjas kõik juhtkonnaga kokkulepitud tegevused. Kuid on ka mitmeid töötajaid, kes kasutavad PlanPro võimalusi ka oma nö “väiksemate tööde ja tegevuste” planeerimiseks.

Kui oled otsimas sobivat lahendust, et oma ettevõtte protsessid viia tarkvara abil uuele tasemele, siis küsi kindlasti DEMO.

Jälgi meid ka sotsiaalmeedias: LinkedIN, Facebook.