Kliendilugu: Keskkonnaministeeriumi, Keskkonnaagentuuri ja Maa-ameti kogemus “PlanPro tarkvara aitab meil astuda ühte sammu ühiste eesmärkide suunas”

Selles kogemusloos on fookuses avaliku sektori asutused, kus PlanPro tarkvara on leidnud laialdast kasutust. Oma kogemusi tarkvara kasutamise ja juurutamisega jagavad Keskkonnaministeerium (KeM) ning ministeeriumi valitsemisalasse (VA) kuuluva riigiasutuse Keskkonnaagentuuri (KAUR) ning valitsusasutuse Maa-amet (MA) esindajad. Kogemust on neil mitme aasta jagu – kõigis asutustes on alates 2020.a sügisest kasutusel juhtimise infosüsteemi rakendustarkvara PlanPro.

Vestlusringis osalesid Keskkonnaministeeriumist eelarve- ja strateegiaosakonna (ESO) juhataja Andrus Pirso, finantsjuht Rain Vipper ja ESO nõunik Helen Allik, kes täidab valitsemisala üleselt ka PlanPro pea-administraatori ülesandeid, KAURst arenduse ja teenuste funktsioonijuht Rainis Uiga ja Maa-ametist kvaliteedinõunik Indrek Oja.

Keskkonnaministeeriumi valitsemisala kogemuslugu PlanPro tarkvaraga

Milleks kasutate PlanPro tarkvara ning milliseid probleeme on selle kasutamine aidanud lahendada?

Keskkonnaministeeriumi valitsemisalas on PlanPro kasutusel nii strateegiliste eesmärkide planeerimisel kui ka sellest lähtuvate lühemaajaliste tegevuste ja eelarve planeerimisel. 2021. aasta sügisest on kasutusel  arenguvestluste moodul laiemalt; varasemalt viidi PlanPros läbi ainult katseaja- ja lahkumisvestlused, kuid nüüd kasutatakse seda ka arenguvestluste läbiviimisel. 

“Jõudsime PlanPro lahenduseni, kuna vana infosüsteem ei võimaldanud kajastada tegevusi strateegia- ehk teenusepõhiselt ning tekkis vajadus uue sobiva infosüsteemi leidmiseks.  PlanPro pakkus meie vajadustele sobivaid võimalusi. KeM valitsemissala asutused on kasutanud tarkvara alates 2020. aasta sügisest, mil alustati tööd 2021. aasta planeerimisega,” selgitavad Keskkonnaministeeriumi esindajad. Tööplaani info on ühes süsteemis (hanked, uuringud, IT-arendused, õigusloome, riskid, eelarve, finantseerimine, prioriteetsed projektid jm). 

PlanPro tarkvara on lihtsustanud eelarve planeerimist ja sisestamist nii lühemas kui ka pikemas plaanis (riigi eelarvestrateegia (RES) periood on kuni 4 aastat). Samuti on lihtsam korraldada üle valitsemisala eelarve lisavajaduste kogumist ja töötlemist.“

Keskkonnaagentuur kasutab tarkvara peamiselt tööde planeerimiseks ja eelarve läbirääkimisteks ministeeriumiga, lisaks ka eelarve lisataotluste menetlemiseks ning erinevate personalivestluste läbiviimiseks. Muuhulgas tegeleb asutus PlanPros ka tööaja teenusepõhise kaardistamisega.

“Meie vaates on tarkvara aidanud kaasa ministeeriumiga eelarve läbirääkimistele. Puudub vajadus vahetada Exceleid ja muretseda, milline on viimane versioon. PlanPros on kõik logid maas, millisele ülesandele mis summa plaanitud ja võimalus lisada kommentaare ja lisainfot PlanPro kaudu. PlanPro on aidanud meil juurutada teenusepõhist lähenemist, kuna tarkvara on teenusepõhine ning seetõttu on väga mugav seal kaardistada tööaega just teenusepõhiselt,” ütleb Keskkonnaagentuur.

Maa-ametis on lahendus kasutusel tööplaani haldamiseks ning ühtne infosüsteem loob võimaluse olla erinevatel asutustel ühes infoväljas (KeM-KEMIT*-MA). “Arenguvestluste vorm võimaldab meile olulist ajavõitu ja realistlikku ülevaadet, “ täiendab Maa-ameti esindaja.

Milline on PlanPro suurim kasutegur?

Keskkonnaministeerium: PlanPro pakub rohkem funktsionaalsusi võrreldes varasema tööplaani infosüsteemiga.  Kuna KeMi ja asutuste teenused on omavahel läbi eesmärkide tihedalt seotud, siis PlanPro annab võimaluse saada tervikpilt valitsemisala poliitikavaldkondade tegevuste ja eesmärkide seostest. 

PlanPro muutub üha enam dünaamiliseks juhtimisvahendiks. Koostöö PlanPro meeskonnaga on olnud algusest peale väga tõhus, et panna süsteem sobituma riigi tegevuspõhise planeerimise süsteemiga.

KeM finantstiim: “Meie vaatest on suurimaks kasuteguriks võimalus planeerida eelarvet vastavalt SAP-i arvestusobjektidele, mis omakorda võimaldab paremini monitoorida eelarve täitmist samadel arvestusobjektidel. Võrreldes eelmise tarkvaraga on suur kasutegur võimalus planeerida ka eelarvet RES perioodil (4 aastat).”

Keskkonnaagentuur: “PlanPro on oma põhimõttelt lihtne ja kaasaegne töövahend. Kaasaegne töövahend meelitab inimesi rohkem kasutama ja paremini planeerima. Kõige suurem kasutegur on KeMiga ühine planeerimine (sh eelarve) ja kõik info ühes kohas, alati ajakohane.” 

Maa-amet: “Lahendus aitab hoida teema ajalugu läbi aastate ning pakub ülevaadet tööülesannete jaotusest erinevate asutuste vahel.”

Keskkonnaministeeriumi valitsemisala kogemuslugu PlanPro tarkvaraga

Mida on PlanPro kasutuselevõtt muutnud infovahetuses asutuste sees ja nende vahel?

Keskkonnaministeerium: Järjest suurenev KeM osakondade teadlikkus allasutuste valdkondlikest tegevustest võimaldab tagada ühtsete eesmärkide suunas liikumise ning suunata VA tegevusi ja ressursse eesmärgipärasemalt. Tänuväärsed on kogu valitsemisala hõlmavad tegevuskavad, mida kasutame nii erinevate uuringute, IT-arenduste jms haldamiseks.

Keskkonnaagentuur:  “Meie vaates on olulisim kõik eelarvega seonduv. Väga mugav on tekitada haldusala üleseid tegevuskavasid, mis võimaldab KeM vaates näha kõiki tegevusi programmi tegevuse raames, “ toob Keskkonnaagentuur oma vaatest välja.

Maa-ameti jaoks on märkimist väärt võimalus ristkasutada tööülesandeid ja projekte erinevate asutuste vahel, mis säästab vajadusest teha topeltkirjeid süsteemi.  

Kuidas läks tarkvara juurutamine?

Keskkonnaministeerium: Tarkvara on lihtne ja loogiline, mitme asutusega koos nn ühte jalga käimine on olnud väljakutse, aga see on samuti aasta-aastalt paranemas. Kindlasti kogu funktsionaalsust ei ole veel kasutusse võetud, aga liigume selles suunas ja teeme PlanPro meeskonnaga tihedat koostööd. Eesmärk on tööplaani protsessi, sealhulgas PlanPro kasutamist, veelgi tõhustada ja parendada, et võtta see juhtimisinstrumendina senisest veel paremini kasutusele nii ministeeriumis kui ka valitsemisalas laiemalt. 

Tarkvara juurutamine ei ole veel lõppenud, kuna vastavalt kasutajate kogemusele ja PlanPro funktsionaalsuse tundmaõppimisele tegeleme eelarve funktsionaalsuse edasiarendamisega, et tarkvara vastaks veelgi paremini KeM vajadustele.

Keskkonnaagentuur: Tarkvara ise on lihtne, ajamahukas oli see, et kõik osapooled järgiksid oma töös sarnaseid põhimõtteid. See tähendas meie jaoks palju erinevaid kokkuleppeid funktsionaalsuse kasutamise, strateegiliste vaadete juurutamise, tegevuskavades ühisosa leidmisega jne osas. Ühel asutusel on lahendust väga lihtne juurutada, aga antud juhul hakkasime juurutama ca 6 asutust korraga, mis lisas protsessi olulisel määral keerukust. 

Keskkonnaministeeriumi valitsemisala kogemuslugu PlanPro tarkvaraga

Kuidas on PlanPro omaks võetud ja milline on kasutajate tagasiside laiemalt?

Keskkonnaministeerium:  “Tarkvara on mugav kasutada tegevuste planeerimiseks ja igakuiseks aruandluseks. Aktiivsed kasutajad kiidavad, kuid samas need, kes pigem harva PlanProd kasutavad, võivad süsteemi mõnevõrra keerukaks pidada. Kuid nende töötajate juhendamine ja koolitamine aitab suurendada PlanPro efektiivset ja järjepidevat kasutamist igapäevatöös,” jagab Keskkonnaministeerium oma kogemusi.

Keskkonnaagentuur:  “Üldiselt on tarkvara hästi omaks võetud, aga ega see inimene, kes enne vältis põhjalikku planeerimist ja erinevaid süsteeme, väldib ka edaspidi. Paljude inimeste puhul on meil tegemist tõeliste “looduse-inimestega”, kes sooviks rohkem aktiivselt looduses tegutseda, kui veeta aega kontoris arvuti taga. Suures plaanis on tagasiside olnud muidugi positiivne; süsteem on kaasaegne ja ülesannete lisamine väga lihtne,“ täiendab KAUR.

Maa-amet:  “Soovime koostöös PlanPro tiimiga eelarve mooduliga veel tööd teha, et see vastaks meie vajadustele senisest veelgi paremini.”

Toetav infosüsteem aitab Keskkonnaministeeriumil ja allasutustel  astuda ühte sammu ühiste eesmärkide suunas: strateegia- ja teenusepõhine tervikpilt PlanPros hoiab kõiki osapooli ühtses infoväljas ning lihtsustab eelarvestamist nii lühemas kui ka pikemas vaates.

ORGANISATSIOONIDE LÜHITUTVUSTUS

Keskkonnaministeerium (KeM) on valitsusasutus, kelle valitsemisalasse kuulub 3 hallatavat riigiasutust: Keskkonnaagentuur (KAUR), Loodusmuuseum (ELM) ja *Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (KEMIT) ja valitsusasutused – Maa-amet (MA) ja Keskkonnaamet (KeA). Kõigis asutustes on alates 2020.a sügisest kasutusel tööplaani infosüsteemina juhtimistarkvara PlanPro. Eelmise aasta viimase päeva (2021) seisuga töötas Keskkonnaministeeriumi valitsemisalas kokku 1253 teenistujat (töötajad ja ametnikud kokku). Keskkonnaministeeriumis töötab ca 200 teenistujat.  https://envir.ee

Keskkonnaagentuuri (KAUR) tegevusvaldkond on riikliku keskkonnaseire programmi täitmine, keskkonnaga seotud riigisisese ja rahvusvahelise andmevahetuse korraldamine, andmete kogumine ja analüüs, keskkonnaseisundile hinnangute andmine ning ilmaprognooside, hoiatuste ja nendeks vajalike seireandmete tagamine.

https://keskkonnaagentuur.ee

Maa-ameti (MA) põhilised tegevusvaldkonnad on maakatastri haldus ja ruumiandmete haldus, sh kaartide koostamine.

https://geoportaal.maaamet.ee

Kui oled otsimas sobivat lahendust, et oma ettevõtte protsessid viia tarkvara abil uuele tasemele, siis küsi kindlasti DEMO.

Jälgi meid ka sotsiaalmeedias: LinkedIN, Facebook.