Blogi
Maailmas leidub väga palju HR-tarkvarasid personalihalduseks, palkade ja puhkuste arvestuseks, tööaja arvestuseks, värbamiseks, töötajate eesmärgistamiseks ja arendamiseks. Osad funktsioonid võivad ka olla suurema infosüsteemi (HRIS – human resources information system) üks osa.
Viimastel aastatel ongi tekkinud just palju ühele või mitmele HR-valdkonna protsessile spetsialiseerunud lahendusi. Näiteks talendijuhtimise ja tulemusjuhtimise tarkvarade hulgas on töötaja elukaare vältel peetavate erinevate töötaja ja juhi vahel toimuvate (arengu)vestluste toetamiseks mõeldud lahendused, eesmärkide seadmise (OKR) lahendused, tagasiside andmise tööriistad, ainult sisseelamisprotsessi jaoks mõeldud ja rahulolu-uuringute läbiviimise rakendused jpm.
Selge on see, et iga töötajate arendamise või tagasiside kogumisega seotud teema jaoks eraldi tarkvara hankimine läheb liiga kulukaks ning ka töötajatel on eri programmidega keeruline harjuda. Seega oleks hea, kui ühes lahenduses oleks võimalikult palju funktsionaalsusi olemas.
Personalijuhid ja juhid soovivad tavaliselt tarkvara kasutuselevõtuga digitaliseerida järgmiseid protsesse: töötajate ja juhtide vahelise vestluste protsessi haldus, organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest tulenevate töötajate isiklike eesmärkide seadmine ja muude kokkulepete sõlmimine, tulemuslikkuse hindamine, arenguvajaduste kaardistamine, kompetentside hindamine ja tagasiside küsimine (nt 360-kraadi tagasiside) või küsitluste läbiviimine (pühendumise ja rahulolu-uuringud, riskianalüüs jm).
Hea vestlus aitab seada eesmärke ja inspireerib. Tarkvara tulekuga jäävad töötaja ja juhi vahelised näost-näkku vestlused samuti toimuma, aga tarkvara aitab lihtsamalt korraldada tehnilist poolt. Ilma vastava tarkvaralahenduseta on osakondade lõikes vestluste toimumisest raske ülevaadet omada ning vestluste pidamine kipub olema vaid formaalsus. Rääkimata sellest, et vestluste ettevalmistus, kokkuvõtete vormistamine ja hiljem kokkuvõtete tegemine võtab ebamõistlikult kaua aega. Juhid saavad automaatseid teavitusi, kui töötaja on omalt poolt vestluseks ettevalmistuse teinud ja juht saab enne näost-näkku kohtumist töötaja sisendiga tutvuda. Samuti saavad kõik kokkulepped fikseeritud ning iga kell on võimalik minna ja need üle vaadata.
Personalijuhil on võimalus pakkuda juhtidele sisukate vestluste jaoks head tööriista ning anda ette teie organisatsiooni jaoks olulised jutupunktid või teemad, mida vestlusel käsitleda. Kaasaegsetes vestluste tarkvaralahendustes on olemas võimalused raportite ja kokkuvõtete jaoks. Personaliosakond saab koondtulemused kätte vaid paari klikiga, mitte ei pea üksikutest vestluse failidest vajalikku infot taga otsima ja teise faili kokku kopeerima.
Tarkvara valik on tegelikult üpris lihtne, kui võtta arvesse ülaltoodud punkte. Kui otsus tehtud, siis vestluste tarkvara kasutuselevõtt võib toimuda vaid loetud päevade või mõne nädala jooksul. Kõige rohkem võtab aega tavaliselt sisuline ettevalmistamine – mida suurem ja keerulisemate protsessidega asutus, seda pikema võiks igaks juhuks juurutusperioodi planeerida. Kui on ette teada, et teil on juhtidega tarvis kogu platvormile viidavate vestluste-küsitluste sisu üksipulgi läbi arutada ja kokku leppida, siis tasub see töö juba enne tarkvarapakkujaga kasutuslepingu sõlmimist ette ära teha. Ent kui personalijuhil on rohkem otsustusvabadust ning tal on juba oma nägemus ja idee vestluse vormide sisust, kulgeb kogu protsess ka kiiremini.
Tehniline seadistamine ja liidestamine kasutajate haldussüsteemiga ei võta enamasti kaua aega ja selle teeb tavaliselt tarkvarapakkuja ise ära. Kogenud vestluste tarkvara konsultant on abiks kogu juurutamise protsessi vältel: lisaks tehnilise toe osutamisele aitab ta teie personaliinimest teie organisatsiooni jaoks sobiva vormi väljatöötamisel ning viib läbi peakasutajate koolituse. Soovi korral võib ka eraldi lisaks viia tarkvara kasutamise tutvustuse juhtidele ja tavakasutajatele, kuid üldiselt pole see vajalik.
Vestluste mooduli juurutamise protsessi kohta saad lähemalt lugeda SIIN.
Vestluste tarkvara vahetamine ei ole üldse nii keeruline ettevõtmine, kui uue tarkvarapakkuja konsultandil on selles osas kogemusi. Kui organisatsioonis on juba kasutusel mingi lahendus arengu- ja/või tulemusvestluste jaoks, kuid see soovitakse välja vahetada uue ja võimekama vastu, siis tõenäoliselt on võimalik vanalt tarkvaraplatvormilt alla laadida oma töötajate varasemad läbiviidud vestlused üksikute failidena. Veel parem, kui saab ka viimasel vestlusel kokkulepitud eesmärgid ühe Exceli failina välja võtta. Siis saab need lihtsalt uude süsteemi sisse importida, et uuel platvormil vestlustega alustades oleks inimestel juba kokkulepitud eesmärgid vormidel olemas ja üleminek uuele lahendusele oleks sujuv. Aga tasub enne kindlasti veenduda, et uuel tarkvaral selline importimise võimalus olemas on!
Iga tarkvara valikul on üheks küsimuseks hind ja kas see ka end ära tasub. Lihtne arvutus näitab, et kui 100 töötajaga organisatsioonis rakendatakse n-ö vestluste miinimumprogrammi, kus viiakse iga töötajaga üks või kaks korda aastas läbi arengu- ja tulemusvestlusi, lisaks uute töötajatega sisseelamis- ja katseajavestlusi, siis ei ole enam küsimus tarkvara maksumuses, sest see tasub ära igal juhul. Juhtide ja töötajate ajasääst on kordi suurem kui tarkvara maksumus. Ja kui juba võetakse kasutusele vestluste jaoks tarkvara, siis on juba lihtne viia sinna ka lahkumisintervjuud, regulaarsed rahulolu-uuringud, juhtide 360-kraadi tagasisidehindamised, mida seni kas tehti kuskil teises rakenduses või siis üldse ei tehtudki, sest puudus sobiv digilahendus ja personalijuhi halduskoormus oleks olnud liiga suur. Kindel on see, et mida suurem organisatsioon, seda suurem on tarkvara abil saavutatav ajaline kokkuhoid. Selle aja, mis personalitöötajatel kulus varem arengu- ja tulemusvestluste kokkuvõte käsitsi ümbertrükkimisele, saavad nad nüüd kasutada sisulisema tööga tegelemiseks.
Kokkuvõtvalt, oma organisatsioonile parima valiku tegemiseks tuleb lisaks maksumusele võtta arvesse funktsionaalsust ja kasutusmugavust, liidestuste võimaluse olemasolu või arendatavust, eestikeelse professionaalse klienditoe olemasolu, pakkuja referentse. Kui oled valimas omale vestluste läbiviimist toetavat tööriista, siis lase tarkvara pakkujal oma lahendust tutvustada – siis saad veenduda, kas vastab teie organisatsiooni vajadustele. Tutvustuse ajal saad juba aimu, milline on konsultandi professionaalne tase ja kui palju ta kaasa mõtleb ning kuidas lahendusi pakub.
Arenguvestluste tarkvara kasutuselevõtt on oluline samm personalijuhtimise efektiivsuse suurendamise suunas. Valides hoolikalt vastavalt ülaltoodud kriteeriumidele, tagate mitte ainult tõhusa tööriista, vaid ka jätkusuutliku ja mugava lahenduse oma organisatsioonile.
PlanPro pakub tasuta demo, liidestust Active Directory või Azure ADga (Office 365ga), mis säästab käsitsi struktuuri ja kasutajate loomisest ning haldamisest. Toetame klienti kogu juurutusperioodi vältel ja aitame ka vestluse vormide väljatöötamisel.
PlanPro tarkvara on välja töötatud Eestis paljude personalijuhtide kaasabil ning selle kasutamise loogika põhineb pikaajalisel töötulemuste hindamise ja arenguvestluste läbiviimise kogemusel. Arenguvestluste ja personalihindamise mooduliga saad lähemalt tutvuda SIIN.
Tekkis huvi? Kui oled otsimas sobivat lahendust, et oma organisatsioonis arenguvestlused ja muud personalivestlused viia tarkvara abil uuele tasemele, siis küsi kindlasti PlanPro tarkvara tasuta demo.
Jälgi meid ka sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
