Blog

Tööajakaardistus Keskkonnaametis ehk kuidas kaardistada mõtlemist

Tõhus töökorraldus aitab tagada nii töötajate heaolu kui ka organisatsiooni tulemuslikkuse. Keskkonnaamet viis 2023. aasta novembris oma asutuse kõigis osakondades läbi tööajakaardistuse, et paremini mõista, kuidas tööaeg jaotub erinevate tegevuste vahel ning milliste muudatuste tegemist tasub kaaluda.

PlanPro tarkvara valimine tööaja mõõtmise tööriistaks oli loogiline samm, sest see on juba asutuses kasutusel ja enamus töötajaid on sellega tööplaanide haldamisel, koostöövestlustel ja tegevuspõhise eelarve planeerimisel kokku puutunud.

Keskkonnaameti personaliosakonna juhataja Kersti Põierpaas ja juhtimise valdkonna nõunik Anu Põrk olid meelsasti nõus kirjutama kokkuvõtte sellest, miks nad kaardistamise ette võtsid ning millist praktilist kasu nende juhid ja töötajad sellest said.

Kersti Põierpaas (Foto: Jake Ferra)
Anu Põrk

Kaks kuud eeltööd ja üks nädal kaardistamist

Kuigi tööajakaardistus pidi toimuma vaid ühe töönädala jooksul, siis selleks, et kõik ideaalselt õnnestuks, tegime mitu kuud ettevalmistusi. Läbimõeldus ja pühendumus olid aga seda kõike väärt. Sealjuures aitas PlanPro naiskond meid eelküsitluse, juhendite koostamise, tehnilise poole, osakonna juhtide intervjuude, kokkuvõtva analüüsi ja samuti koondtulemuste presenteerimisega kõigile ameti töötajale. Ei olnud kordagi tunnet, et oleme üksi või et ei tea, kuidas edasi. 

Kaasasime projekti ettevalmistavasse etappi kõik osakonnajuhid. Viisime juhtidega läbi intervjuud leidmaks just need valdkonnad ja tegevused, mis antud osakonna tööspetsiifikast lähtuvalt on kõige olulisemad. Kui tööajakaardistusel osaleb üheaegselt ligi 600 inimest, on kõigi nende igapäevatööd arvestava mudeli paikapanemine päris suur väljakutse.

Esmalt valisime välja kaks osakonda, kus katsetasime tööaja kaardistustamist piloodina enne teisi. See andis meile võimaluse täpsustada tegevusmudeleid ja tuvastada võimalikud kitsaskohad. Saime kinnitust, et töötaja jaoks on kaardistamine PlanPro tarkvaras väga lihtne ega võta tööpäevas aega rohkem kui 5-10 minutit. Ja nii ka oli. Töötajad märkisid PlanPro kalendrisse tegevusmudeli tegevuse, miinimumtäpsusega 15 minutit. Soovi korral sai lisada ka kommentaari. 

Miks Keskkonnaamet vajas tööaja kaardistamist?

Keskkonnaameti siserahulolu uuringutest ja töötajate koostöövestlustest oli jäänud kõlama üldistav klausel, et kõik on oma töödes ülekoormatud, kokku jooksnud ja teevad palju ületunde. Seetõttu tahtsime konkreetsemalt näha, kas ja millistes osakondades see nii on ja kas jutud vastavad tegelikkusele. Kas tegelik olukord on hullem või ehk hoopis parem? Tööaja kaardistamise eesmärk oligi pildistada tegelikku ajakasutust ning mis vormis igapäevaselt tööd tehakse. Lisaks soovisime välja selgitada, kuidas mõjutab töötajate tööajakasutust paindlik tööaeg, kaugtöö ehk millistele vormilistele tegevustele kulub töötajate tööaeg ja saada tagasiside milliste valdkondadega (kommunikatsioon, haldus, personaliküsimused, põhiülesanded jne) tööpäeva jooksul tegeletakse, kui tihti tuleb ümber lülituda erinevatele tegevustele ning kuidas erinevad tegevused jaotuvad tööpäeva peale. Milliste tööprotsesside peale kulub tööaeg peamiselt.

Viimati toimus tööajakaardistamine Keskkonnaametis valitud üksustele aastal 2015 (kasutasime siis andmete kogumiseks Exceli tabeleid). Pärast seda on toimunud äärmiselt suured muutused ühiskonnas, tööseadustes, ameti struktuuris ja töökorralduses. Mitmed valdkonnad on ühiskonnas muutunud olulisemateks, samas ei ole me uurinud, kuidas need muudatused kajastuvad igapäevastes tegevustes.

Mida tööajakaardistus Keskkonnaametile andis?

Lisaks koondtulemustele saime ka raportid osakondade kaupa, mida meie usinad juhid kenasti pärast iseseisvalt edasi analüüsisid. Kaardistusest joonistus kenasti välja näiteks koosolekute maht, kas ja kui palju kasutati aega töösõitudeks. Samuti sai ette pildi, kui palju esineb osakonnasisest tööde/tegevuste dubleerimist. Üldise kokkuvõtte abil on hea võrrelda enne kaardistust valitsenud arvamusi ja tundmusi reaalsetel andmetel põhinevate tulemustega.

Kõige rohkem saavad tööajakaardistamisest ikkagi kasu töötaja ise ja osakonna juht. Iga töötaja nägi nädala vältel PlanPros visuaalset ülevaadet sellest, millele kulub tema tööaeg. Kui palju panustatakse oma tööaega teistesse osakondadesse ja asutustesse ja ülesannetesse, mis ei olegi otseselt määratletud. Kui palju aega kulub klientidele. Joonistub välja töö ja eraelu tasakaal. See on personaalne abivahend edaspidiseks tööde planeerimiseks.

Üpris levinud küsimuseks oli, kuidas kaardistada mõtlemist ja kas tänapäeval on üldse võimalik tööaega ja vaba aega n-ö loomingulisel töökohal kaardistada. Kui su tööks on „mõtlemine“, siis kuhu see küll lahterdada? Hea töine mõte võib vabalt tulla ka õhtul kl 22. Ja eks ta tavaliselt tulebki.

Kas tööaega ja vaba aega on loomingulisel töökohal üldse võimalik kaardistada? Hea töine mõte võib vabalt tulla ka õhtul kl 22. 

Juhid said kauni üksuse ülevaate ja samas minna PlanPros ka iga oma töötaja kalendrisse, et hinnata koormust. Jah, see ei pruugi joonistuda 100% välja ühe nädala jooksul, aga annab ometigi mingi pildi. Kenasti paistab välja ka see, et mõni töötaja ei pea üldse lõunapausi – kas see on tervislik? Tööpäeva pikkus – mis kell alustatakse ja mis kell lõpetatakse?

Pärast kaardistust teatas nii mõnigi juht, et osakonnas olid paljud ülekoormatuid, aga paar inimest ei olnud ja seda oleks küll vaja lähemalt uurida. Olgem ausad, tegelikult peaks sisse vaatama ikka nende töötajate kalendrisse, kes olid ülekoormatud, mitte nende, kes tegid tööd tavapärase tööaja raames.

Eks meist igal ühel on mingi mulje, kuidas ja palju tema ja tema kolleeg tööd teeb. Selleks aga, et aru saada, kuidas päriselt on – ei olegi muud võimalust, kui korraks mõõta.

Praktiline nõuanne tööajakaardistuseks

Neile, kes soovivad tööaja mõõtmist oma organisatsioonis läbi viia ütleks, et kui oled enda jaoks läbi mõelnud, mida täpselt oma töötajate kohta teada tahad ja mida selle tulemusega hiljem peale hakata, siis tee see ära! PlanPro tarkvaralahendus ja inimesed on selle läbiviimiseks suurpärane valik – lihtne ja turvaline.

Otse loomulikult on lihtsam teha kaardistust organisatsioonis, kus kõik teevad ühesugust tööd, sest siis on tulemused ka pärast paremini võrreldavad. Aga kui on jõudu ja viitsimist pärast tulemus-raportitesse ka sisse vaadata, siis tekib kindlasti selgus: a) mida veel paremini teha või b) uskumatu, et muretsesime – kõik on niigi hästi.

PlanPro tarkvara ja inimesed on tööaja kaaridistamise läbiviimiseks suurpärane valik – lihtne ja turvaline!

Kokkuvõte: tööaja kaardistamine aitab näha suuremat pilti

Oleme Keskkonnaameti poolt ääretult tänulikud PlanPro tiimile – Riinale ja Piretile, kel oli mitme kuu pikkuse tööajakaardistuse protsessi ajal professionaalsust, jaksu ja kannatlikkust meiega tegeleda ja meid iga kell nõustada, eriti siis, kui endal lahendused otsa said.

Alati tuleb tagantjärgi mõtteid, mida kõike oleks tahtnud veel teada. Tahame tööajakaardistust Keskkonnaametis kindlasti korrata, teha seda pikema perioodi vältel ja keskenduda vormi asemel veel rohkem sisule. Loodame, et tööajakaardistusest areneb edaspidi välja osakondade vabatahtlik pidev tööaja planeerimise ja kaardistuse kalender, mida me edaspidi saame siduda kõigi PlanPros kirjeldatud teenuste ja eelarvega.

Keskkonnaameti ülesanne on viia ellu Eesti riigi keskkonnakasutamise, looduskaitse ja kiirgusohutuse poliitikat ning kontrollida looduskeskkonna kaitseks kehtestatud seaduste ja normide täitmist. Samuti osaleme keskkonnavaldkonda reguleerivate õigusaktide ja teiste ametlike dokumentide väljatöötamises ning täiustamises. 

Arvestame ja tasakaalustame looduse ning ühiskonna eri huvigruppide huve. Meie tegevusväli on väga lai, ulatudes kalapüügi või jäätmekäitluse lubade andmisest kuni loodusväärtuste kaitse alla võtmise, keskkonnatasude deklareerimise ning keskkonnaharidusprogrammide pakkumiseni. 

Keskkonnaamet asub üle Eesti – kokku 28 kontorit eri Eestimaa nurkades, peakontor Pärnus. Meie pea 600 teenistujat seisavad iga päev keskkonna hea käekäigu eest. Meie põhiväärtused on usaldusväärsus, hoolivus, tulemuslikkus ja koostöö. 

Kui Sul tekkis küsimusi või soovid arutada, kuidas oma organisatsioonis tööaja planeerimist ja mõõtmist või kasvõi ühekordse projektina kaardistamist läbi viia, siis võta julgelt ühendust!

Jälgi meid sotsiaalmeedias:

Küsi tasuta demo!

Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.

Mind huvitab: