Kliendilugu: KIK kasutab PlanPro tarkvara juhtimistööriistana ning töövahendina, mis on aidanud lihtsustada aruandlust ja tööaja kaardistamist kogu organisatsioonis

Seekord oli meil rõõm vestelda Keskkonnainvesteeringute Keskuse (KIK) finants- ja haldusosakonna juhataja Maarika Kõrmi ja finantskontrolleri Eva Kaarliga, kes jagasid KIK kogemust PlanPro tarkvara juurutamisel ja kasutamisel. PlanProd on KIK kasutanud nüüdseks juba kolm aastat.

Maarika lai tööpõld hõlmab nii raamatupidamise, asjaajamise, halduse, kommunikatsiooni, kvaliteedi, personali ja IT valdkondi. Eva keskendub Maarika tiimis oma igapäevatöös juhtkonna aruandlusele, tasuvuse, kulu analüüsimisele ning töötab seda tehes kõikvõimalike erinevate andmetega.

Eva Kaarli Foto: Aron Urb
Maarika Kõrm Foto: Aron Urb

Milleks kasutate PlanPro tarkvara?

Maarika: Eelkõige sai PlanPro kasutusele võetud juhtkonna tööriistana, et hallata paremini meie organisatsiooni eesmärke, nende edenemist ja täitmist. Eelnevalt oli KIKis kasutusel Excel, kuid mõistsime, et vajame selle asemele efektiivsemat lahendust. Sellist tööriista, mis meie tööd lihtsustaks. Täna teeme PlanPros oma iga-aastast tegevuskava – planeerimine tegevusi, hindame tegevuste edenemist, vaatame ette järgmisesse perioodi, kasutame kvartaalset aruandlust.

PlanPro pakub lisaks veel paljusid muid funktsioone, meie kasutame personalimoodulit (arenguvestlused ja vahevestlused), tööaja kaardistamist ning erinevaid võimalusi aruandluseks. Osa töötajatest kasutab tööriista ka oma igapäevaste tegevuste planeerimiseks

Eva: Mina kasutan PlanProd eelkõige tegeliku tööaja kaardistamisega seotud andmete saamiseks aruandlusesse, sest KIK tegeleb mitme erineva meetme ja projekti rakendamisega, ning meil on tähtis mõista, kui palju tööaega kulub erinevatele tegevustele. Avan veidi ka tausta: kogu organisatsioonis on meil täna 57-60 inimest ja oma tööaega kaardistavad neist igakuiselt 35-40 inimest. Kaardistajad kasutavad PlanPro tarkvara vähemalt kord kuus, kuid suurem osa kasutab seda siiski kas igapäevaselt või ülepäeva.

Eelnevalt oli KIKis kasutusel Excel, kuid mõistsime, et vajame selle asemele efektiivsemat lahendust. Sellist tööriista, mis meie tööd lihtsustaks.

Milliseid probleeme on aidanud PlanPro kasutuselevõtt lahendada?

Eva: PlanPro on aidanud märkimisväärselt lihtsustada aruandlusega seotud protsesse. Ülalmainitud tööaja kaardistamine hõlmas varasemalt igakuiselt ca 50 erinevat Exceli faili, mida tuli uuendada ja omavahel nö liita-lahutada. See võttis väga palju aega. Täna saame seda kõike teha ühes keskkonnas sisuliselt sekundite ja mõne hiireklikiga, see on tohutu edasiminek võrreldes varasemaga. 

Marika: Arenguvestluseid pidasime varem kasutades Wordi-formaadis tabeleid, kuid nüüd teeme seda PlanPro tarkvaras. Aasta alguses on meil arenguvestlused ning sügise hakul peame lühikesi vahevestlusi, et keskenduda veel sellele, mis on juba tehtud ning mis vajaks aasta lõpus veel täiendavat tähelepanu. PlanPro abil saame teha arenguvestlustest erinevaid väljavõtteid, andmeid ja infot koondada. Ka arenguvestluste vorm on eelmise perioodi infoga uueks vestluseks juba eeltäidetud. See on oluliselt lihtsustanud nii juhtide kui personaliinimeste tööd. 

Eva: Tööaja kaardistamise puhul jätavad standardiseeritud andmeväljadega vormid väga väikesed võimalused eksimiseks ning ebakorrektse info sisestamiseks. Kõik andmed on samas formaadis keskses süsteemis, alati online kättesaadavad ning puuduva info lisamine käib samuti hetkega. Tööjõukulu on meie kõige suurem ja olulisem kulu, kõik vajalikud andmed sellega seonduvateks aruanneteks saan ma täna PlanProst.

Marika: PlanPro on aidanud meil vähendada aruandlusega seotud töökoormust. Esitame regulaarselt mitmeid erinevaid aruandeid: ministeeriumi(te)le, nõukogule, juhtkonnale. 

Ministeeriumile mõeldud aruanne on nüüd kättesaadav PlanPros. Töötajad ei pea enam aruandeid koostades andmeid erinevatesse aruande failidesse kopeerima nagu varasemalt, vaid täidavad PlanPros oma kommentaaridega vajalikud andmeväljad ning info kuvatakse sealt erinevatesse aruannetesse juba automaatselt. 

Laiendatud juhtkond vaatab nüüd infot ja andmeid ise PlanPro keskkonnas ning puudub vajadus eraldi raporteid genereerida. Varasemalt tähendas ka see palju tööd erinevate Exceli failidega. Oleme säästnud palju töötunde nö “klikitöölt” ja Excelite haldamiselt, seda just rutiinsetelt, ent vajalikelt tegevustelt, sest ühtne keskkond võimaldab kuvada vajalikku infot automatiseeritult. 

PlanPro on aidanud märkimisväärselt lihtsustada aruandlusega seotud protsesse. Tööaja kaardistamine hõlmas varasemalt igakuiselt ca 50 erinevat Exceli faili, täna saame seda kõike teha ühes keskkonnas. Arenguvestluseid pidasime varem kasutades Wordi-formaadis tabeleid, kuid nüüd teeme seda PlanPro tarkvaras. 

Kuidas läks tarkvara juurutamine ja milline oli/on kasutajate tagasiside?

Maarika: Juurutamine on pigem lihtne; ma ei mäleta, et meil oleks esinenud probleeme või tõrkeid. Olete olnud hästi vastutulelikud, kõik vajalikud lisaarendused said tehtud suhteliselt kiiresti. Eks iga uus asi tekitab alguses palju küsimusi, kuid Exceliga võrreldes tundus PlanPro tarkvaralahendus kergemini hoomatavam. Arenguvestlused võeti väga hästi vastu. 

Eva: Kui mina liitusin KIK-i´meeskonnaga, siis oli tarkvara olnud kasutusel juba 1,5 aastat. Iga uue süsteemi ja tarkvara vahetamisega on alguses alati küsimusi ja uus lahendus vajab harjumist, kuid see on tavapärane. Nii oli ka PlanPro tarkvaraga. Tänased küsimused on pigem meie enda sisemistes toimingutes, miks midagi teatud moel on vajalik teha, kui tarkvaras ja selle kasutamises.

Maarika: Kokkuvõtteks ütlen, et PlanPro meil aidanud kindlasti hoida kokku tööaega ning teha oma tööd tänu toetavale tarkvarale senisest efektiivsemalt. 

Läbimõeldud ja efektiivne tegevuste planeerimine ja nende haldamine tagab õnnelikuma ja rahulolevama kollektiivi.
KIKlased suveseminaril Viljandis erinevaid meeskonnaharjutusi lahendamas.
Foto: Sixten Sepp

KESKKONNAINVESTEERINGUTE KESKUSE LÜHITUTVUSTUS:

Keskkonnainvesteeringute Keskus (KIK) on kaasaegsete, tarkade ja mõjusate lahenduste elluviija Eesti keskkonnamaastikul. Selleks töötame välja praktikas rakendatavaid lahendusi, leiame koostöö- ja rahastusvõimalusi nii Eestis kui ka rahvusvaheliselt, pakume asjalikku teenust ning viime projekte ellu. www.kik.ee

Kui oled otsimas sobivat lahendust, et oma organisatsiooni protsessid viia tarkvara abil uuele tasemele, siis küsi kindlasti DEMO.

Jälgi meid ka sotsiaalmeedias: