Tavaliselt otsitakse uut tarkvara siis, kui ettevõtte protsessid muutuvad nii keeruliseks, et varasem tarkvara enam ei rahulda. Nii juhtus ka Lennuliiklusteeninduse Aktsiaseltsiga (EANS), kes vajas protsesside ja projektide juhtimiseks midagi enamat kui Exceli tabel ning e-post. EANS kasutab PlanPro juhtimistarkvara alates 2018. aastast.
EANS pakub lennuliiklusteenuseid koos lennuliikluse korraldamise alaste konsultatsioonide ja koolitustega. Ettevõte tegutseb Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi haldusalas ja ainuomanikuks on Eesti Vabariik. Koos teiste rahvusvahelise lennuliiklusteenuste pakkujatega juhitakse digitaalsete muudatuste elluviimist tuleviku lennuliikluse korraldamiseks Euroopa Liidus. Meeskonnas on pea 200 töötajat, kellest ligi 83% on lennundusvaldkonna eksperdid.
PlanPro tarkvara kasutamisega seotud kogemusi jagavad äriarenduse osakonna juhataja Teve Rahula ja äriarenduse spetsialist Keiti Meriküll.
Aastaid tagasi hakkas EANS otsima tarkvaralahendust, mis aitaks hallata ja juhtida projekte ning muudatuste protsesse, sest oli ette näha nende mahu kasvu. Lisaks tehnilisele võimekusele olid uue süsteemi valikul olulisteks kriteeriumiteks kasutajamugavus ja intuitiivsus. Senised lahendused – ühiskasutuses olev Exceli tabel Sharepoint’is ja e-post ei olnud enam jätkusuutlikud, sest nendega töötamine oli väga ajamahukas ning ei andnud ühtset ülevaadet.
Oli vajadus leida ühtne keskkond, kus tegeleda projektide ja muudatuste planeerimise, juhtimise ja aruandlusega. Oluline oli ka võimalus seostada projekte ettevõtte strateegiliste eesmärkidega. Vaid oma ettevõtte jaoks rätseplahenduse arendamise asemel osutus valituks PlanPro, sest tehnilised nõuded vastasid soovitule ja funktsionaalsused olid tarkvaral suurel määral juba olemas.
Hetkel leiab EANSis kõige aktiivsemat kasutust PlanPro tegevuste ja projektijuhtimise moodul. Projektid kestavad tihtilugu läbi mitme aasta ning hõlmavad suurel hulgal erinevaid (alam)tegevusi.
Lisaks sellele on lennunduse spetsiifikast tulenevalt vaja hallata erinevat tüüpi muudatusprotsesse, sealhulgas peab hiljem suutma ka tõendada erinevate kinnituste ja tegevuste olemasolu. Keiti Meriküll lisab: “Selle jaoks arendas PlanPro meile eraldi välja võimaluse luua tegevuse juurde custom-väljadega blanketi vorme. See on olnud äärmiselt vajalik meie suhtluses Transpordiametiga, kuna saame nüüd süsteemist ühe nupuvajutusega genereerida täidetud blanketist vajaliku dokumendi.”
On veel olemas liidestus teavituste ja varade haldamise süsteemiga, kuhu saadetakse PlanProst järelseiret vajavad järeltegevused. Suuremate projektide puhul mõõdetakse ka tegelikult kuluvat aega, kuid kõigi ajaarvestuse võimaluste täielik rakendamine on veel algusfaasis.
EANSi ühe suurema arendusprojekti – irdtorniga – seotud tegevusi hallatakse samuti PlanPros. Irdtorn on tehnoloogiline lahendus, mis võimaldab Eesti lennuväljadel toimuvaid lende koordineerida Tallinnas asuvast juhtimiskeskusest. Läbi mitme aasta kestvast projektist koos alamülesannetega ajajoonel tervikliku pildi saamiseks leiab sagedast kasutust Gantti graafik. Projektiga on seotud ka väline arenduspartner, kellele anti samuti ligipääs muidu vaid ettevõttesiseselt ligipääsetavasse (ettevõtte serveris paiknevasse) EANSi PlanPro keskkonda.
PlanProsse on viidud töökeskkonna mõju hindamine ning iga muudatuse korral saab mõju töökeskkonnale hinnata süsteemis ning see on kõigile osapooltele näha.
Aeg-ajalt on EANSil vaja raporteerida Euroopa Ühtse Taeva eesmärkide osas – mis on plaanid ja seisud. Ka see osa on üles ehitatud PlanProsse: jooksvalt saab infot sisestada ja seirata ning kui tuleb vajadus infot edastada, on see ühest kohast kättesaadav.
Teve Rahula lisab kokkuvõtvalt, et PlanProl on mitmeid häid funktsionaalsuseid, mis hõlbustavad ettevõtte igapäevast toimimist ja annavad juhtkonnale hea ülevaate ettevõtte strateegiliste eesmärkide elluviimise seisust.
Ettevõtteüleselt kõigile nähtavad strateegilised eesmärgid, nendest tulenevad tegevuseesmärgid ning seosed osakondade eesmärkide ja tegevustega on aidanud viia eesmärgistamist töötajatele lähemale – saamaks aru, mida ja milleks meil ettevõttes tehakse.
Strateegilised eesmärgid on ettevõtteüleselt kõigile nähtavad, samuti nendest tulenevad tegevuseesmärgid ning seosed osakondade eesmärkide ja tegevuskava konkreetsete tegevustega. “Ettevõtte juhtkond saab hõlpsasti vaadata kui palju tegevusi on töös, ootel või tehtud ning tegevuste seoseid ettevõtte strateegiliste eesmärkidega.”
“See on aidanud viia eesmärgistamist töötajatele lähemale – saamaks aru, mida ja milleks meil ettevõttes tehakse,” täpsustab Keiti Meriküll.
Üheks tarkvara ettevõttesiseseks edukale rakendamisele kaasaaitavaks teguriks peab Keiti Meriküll tarkvara võimekust kui ka kasutajamugevust, “Kui mõelda veel sellele, mis meil oli enne PlanPro kasutuselevõttu, siis muutus on olnud suur.”
Arvestades senist koostööd, saab Keiti Meriküll PlanPro juhtimistarkvara soovitada ka teistele. “Suhtlus arendajaga on olnud kööstöine ning kui meil tekib uusi ideid, siis pakutakse võimalikke lahendusi ka PlanPro enda konsultantide poolt.”
Peagi võtame kasutusele PlanPro vestluste mooduli. “See on hetkel veel puuduv osa, moodustamaks tervikut,” sõnab Meriküll. “Vestluste moodulis näeme suurt kasutegurit nii juhtidele kui kõigile töötajatele: aastavestluste läbiviimine juhi jaoks ning osalemine töötaja jaoks muutub paindlikumaks ja läbipaistvamaks.”
Teve Rahula: “PlanPro võimaldab siduda ettevõtte strateegilised eesmärgid osakonna eesmärkidega ning osakonna eesmärgid omakorda töötaja individuaalsete eesmärkidega. Töötaja näeb PlanPros enda tegevuse seost ettevõtte eesmärkide täitmisega, mis annab tema tööle ja panusele tähenduse ja sisu.”
Ühtsesse PlanPro keskkonda on plaanis kolida veel mõned protsessid, mis on hetkel Wordi ja Exceli formaadis.
Ühtsesse PlanPro keskkonda on plaanis kolida veel mõned protsessid, mis on hetkel Wordi ja Exceli formaadis.
Keiti Meriküll täiendab, et ettevõttes on kavas läbi viia põhjalikum analüüs ja hinnata, milliseid äriprotsesse tasub veel järk-järgult PlanProsse viia. Ikka selleks, et digitaliseerimise teekonnal samm edasi astuda ning töötajate jaoks oma tööga seotud info jagamine ning tegevuste planeerimine läbipaistvamaks ja mugavamaks teha.
PlanPro esindaja Kalev Truusalu: “Tarkvara eduka juurutamise üheks eelduseks on selgelt määratletud eesmärgid, mida tarkvara peab aitama saavutada või lahendada. EANSil oli põhjalik eeltöö tehtud ja ootused kaardistatud. EANS on pannud meid ka ettevõttena rohkem pingutama ning meil olnud väga tihe koostöö, leidmaks lahendusi erinevatele ärinõuetele.
Uue tarkvara kasutuselevõtt toob alati organisatsioonis kaasa olulisi muutusi. Seetõttu on lisaks juhtkonna toetusele väga oluline tellija poolel tugev projektijuht-peakasutaja, kes võtab enda peale ettevõttesisesese kommunikatsiooni ning on kasutajatele toeks.”
Kui oled otsimas sobivat tarkvara, et oma organisatsiooni sisemiste protsesside juhtimine uuele tasemele viia, siis küsi kindlasti PlanPro tarkvara demo.
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Viimased postitused
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
