Agiilne strateegiline juhtimine – uue aja kriitiline edutegur

4 põhjust, miks muutumatuna püsiva strateegia olemasolust enam ei piisa

Teame, et püsivalt edukad on need organisatsioonid, kes juhivad teadlikult nii lühi-, kesk-pikka kui ka pikaajalist tulemuslikkust. Kuid kuidas seda efektiivselt teha ja tagada soovitud haldusvõimekus? Kuidas garanteerida, et strateegiline planeerimine ja juhtimine oleks järjepidevalt ümbritsevate muutuste ja muudatustega kooskõlas ning see kõik kajastuks ka igapäevastes töistes tegemistes?  Sarnaselt muule maailmale on ka Eesti ettevõtete ja organisatsioonide juhtimisse jõudnud ning seal populaarsust võitnud uus tulemuslikkusele orienteeritud tegutsemisviis ehk agiilne juhtimine. See mõtte- ja teguviis on jõudnud projektijuhtimise tasandilt ka strateegilise planeerimise valdkonda. 

Selles artiklis räägin lähemalt enamlevinud põhjustest ja kitsaskohtadest organisatsiooni juhtimissüsteemis ja haldusvõimekuses, mil kipub olema oluline (negatiivne) mõju nii strateegia tulemuslikkusele kui ka soovitud eesmärkide saavutamisele.

agiilne strateegiline juhtimine

1. Strateegia eksisteerib, kuid on ajakohastamata

Eelmisel sajandil kujutas kokkulepitud strateegia endast pigem miskit püsivat ja pikaajalist õige kursi hoidmiseks erinevas ajaperspektiivis. Tänapäevases kiiresti muutuvas maailmas see nii enam ei toimi. Oleme üksteise tegemistest ja ümbritsevast (tegevus)keskkonnast niivõrd sõltuvad, et varasema ajajärguga võrreldes on edu ja tulemuste aluseks järjepidev operatiivne kohanemine ümbritsevaga, mille üheks võimalikuks püüdluseks on ennetada konkurente.

2. Strateegia eksisteerib, kuid töötajate igapäevategevusi see ei mõjuta

Strateegia toimimise aluseks on see, et see suudetakse viia kõigi töötajate igapäevastesse tegevustesse. Tegevuste hierarhia, suunaga üldisemalt detailsemaks, tõlgib strateegia töötajatele arusaadavasse tegevuste ja ülesannete keelde ning aitab selle viia kõigi organisatsiooni liikmete argipäeva. See tähendab, et kui strateegiat kohandatakse, siis kajastub see ka kõigi seotud osapoolte igapäevastes tööülesannetes ja tegevustes.

Selle efektiivne haldamine algab mitmetasandiliste tegevuste sidususe heast visualiseerimisest, et kiirelt mõista, mis-mida-kuidas-miks mõjutab ning kus tuleb muudatuste keerises hoida töine fookus, et jõuda lõpuks ka pikaajaliste eesmärkide saavutamiseni.

3. Strateegias toodud eesmärkide saavutamisel puuduvad hallatavad mõõdikud tulemuslikkuse hindamiseks

Strateegia tulemuslikkuse hindamiseks on vajalik panna paika mõõdikud, mille alusel seda hinnatakse. Mõõdikute ehk KPI (key performance indicator, inglise keeles) määramisel tuleks panna paika nii algtase, erinevate vahetasemete ja soovitud sihttaseme väärtused. 

Kui KPId ei ole määratud ja kokku lepitud, siis võib tulemuslikkuse hindamine olla subjektiivne, sest puudub selge alus (mõõdetav) tegevuste ja nende tulemuste hindamiseks. KPId annavad holistilise ülevaate organisatsiooni tegevustest ja olulistest verstapostideks suuremate eesmärkide poole liikumisel. See võimaldab kõigil organisatsiooni liikmetel erinevatel tasemetel võtta vastu paremaid otsuseid ning liikuda soovitud lõppeesmärgi suunas.

4. Strateegilised tegevusplaanid ja eelarve ei ole omavahel seotud

Üks võimalike kitsaskohti, millega võib sageli kaasneda ebaedu, on olukord, mil strateegia eksisteerib tulemustele suunatud sõnades, kuid rahanumbritest koosnev finantsplaneerimine elab “oma elu”. Nii võib juhtuda kui tegevusplaan ja eelarve (finantsplaan) on koostatud eraldi ehk eelarvestamine käib strateegiast erinevate andmeobjektide ja detailsusastme kaudu kui on strateegia ülesehitus. Strateegia elluviimine eeldab üldjuhul ressurssi. Kiirelt muutuvas keskkonnas on operatiivseks tegutsemiseks ja efektiivseteks otsusteks vajalik vaadata tegevusi ja nende staatust koos seotud eelarvega.

Ka täna on suurorganisatsioone, kus strateegia alategevuste ja rahanumbrite vahel puudub tihe sidusus. Madalama taseme tegevuste eelarve kontekstis on otsustamise aluseks pigem intuitiivsus kui konkreetsed eelarvenumbrid. Arvepidamine on hallatud vaid kõrgematel tasanditel koondnumbritena, kuid alamtegevuste osas on lähenemine pigem “loominguline”.

Kuidas tagada edu ja tulemused?

Ülaltoodu paneb ilmselt mõtlema, et mis siis aitaks tagada soovitud haldussuutlikkuse, strateegia tulemusliku ning eduka elluviimise? Strateegia ja protsesside “sahtlisse kirjutamine” on tänaseks möödanik. Tuleb valida õige tööriist.

Tulemuslikku strateegiat aitab ellu viia juhtimistarkvara, mis võimaldab:

  • visualiseerida pikaajalised, kesk-pikad ja lühiajalised eesmärgid ning tegevused; 
  • visualiseerida strateegia tegevused tippjuhist üksikindiviidi tegevusteni;
  • näha tegevusi samal ajal nii strateegia, struktuuri kui tegevuskavade põhiselt;
  • siduda igapäevategevused arengu- ja tulemusvestlustega, muutes juhtimissüsteemi tervikuks; 
  • hallata ka riske ja partneritele suunatud tegevusi samas tarkvaralahenduses;
  • lisaks raamatupidamislikule eelarvestamisele teha ka seda tegevuspõhiselt.

Need on olulised eeldused, et strateegia elluviimine oleks terviklik, läbipaistev ja agiilselt juhitud. Praktika näitab, et edukad on need organisatsioonid, kes väärtustavad strateegia elluviimisel süsteemi terviklikkust koos selle läbipaistvusega, suudavad seda kiirelt ümbritsevaga kohandada ja operatiivselt igapäeva töistesse tegevustesse tõlkida. Selliste organisatsioonide töötajad teevad oma tööd kire ja innuga, kuna mõistavad oma olulist rolli “suures pildis”, mis tagab edu.

Agiilset strateegilist juhtimist aitab tagada koostöös Eesti arendusekspertide ja tippjuhtidega arendatud juhtimistarkvara, PlanPro. Sellest on võimalik kujundada endale sobiv digitaalne juhtimise “tööriistakast”, mis on ühtaegu nii elav strateegia kui ka protsessikaart, tagades läbipaistvuse ja selguse kogu organisatsiooni lõikes ning kaasates sellesse kõik töötajad.

agiilne_strateegiline_juhtimine_planpro_helen_raun

Artikli autor Helen Raun on töötanud pikaajaliselt strateegilise planeerimise edendajana erinevates avaliku sektori asutustes. Lisaks finantsist-ökonomisti erialale on ta õppinud rahvusvahelist ärijuhtimist ning omab MBA kraadi ärikonsultatsiooni ja organisatsiooni arenduse erialal ning on täiendanud end tulemus- ja personaljuhtimise erialal.

Kui oled otsimas sobivat tarkvara, et oma organisatsiooni strateegiline juhtimine uuele tasemele viia, siis küsi kindlasti PlanPro tarkvara DEMO.

Loe lähemalt PlanPro tarkvara funktsionaalsuse kohta: 

TÖÖDE HALDAMINE JA PROJEKTIJUHTIMINESTRATEEGILINE JUHTIMINERISKIJUHTIMINE TÖÖAJA PLANEERIMINE, EELARVE KOOSTAMINE JA JÄLGIMINEARENGUVESTLUSED.

Jälgi meid ka sotsiaalmeedias: LinkedIN, Facebook.

Täiendavat lugemist:

Kliendilugu: Keskkonnaministeeriumi, Keskkonnaagentuuri ja Maa-ameti kogemus “PlanPro tarkvara aitab meil astuda ühte sammu ühiste eesmärkide suunas”

Elroni kogemus: suurimaks kasuteguriks PlanPro tarkvara kasutamisel on efektiivsemad protsessid ja parem infovahetus ettevõtte sees