Agiilne strateegiline juhtimine – uue aja kriitiline edutegur

4 põhjust, miks muutumatuna püsiva strateegia olemasolust enam ei piisa

Teame, et püsivalt edukad on need organisatsioonid, kes juhivad teadlikult nii lühi-, kesk-pikka kui ka pikaajalist tulemuslikkust. Kuid kuidas seda efektiivselt teha ja tagada soovitud haldusvõimekus? Kuidas garanteerida, et strateegiline planeerimine ja juhtimine oleks järjepidevalt ümbritsevate muutuste ja muudatustega kooskõlas ning see kõik kajastuks ka igapäevastes töistes tegemistes?  Sarnaselt muule maailmale on ka Eesti ettevõtete ja organisatsioonide juhtimisse jõudnud ning seal populaarsust võitnud uus tulemuslikkusele orienteeritud tegutsemisviis ehk agiilne juhtimine. See mõtte- ja teguviis on jõudnud projektijuhtimise tasandilt ka strateegilise planeerimise valdkonda. 

Selles artiklis räägin lähemalt enamlevinud põhjustest ja kitsaskohtadest organisatsiooni juhtimissüsteemis ja haldusvõimekuses, mil kipub olema oluline (negatiivne) mõju nii strateegia tulemuslikkusele kui ka soovitud eesmärkide saavutamisele.

agiilne strateegiline juhtimine

1. Strateegia eksisteerib, kuid on ajakohastamata

Eelmisel sajandil kujutas kokkulepitud strateegia endast pigem miskit püsivat ja pikaajalist õige kursi hoidmiseks erinevas ajaperspektiivis. Tänapäevases kiiresti muutuvas maailmas see nii enam ei toimi. Oleme üksteise tegemistest ja ümbritsevast (tegevus)keskkonnast niivõrd sõltuvad, et varasema ajajärguga võrreldes on edu ja tulemuste aluseks järjepidev operatiivne kohanemine ümbritsevaga, mille üheks võimalikuks püüdluseks on ennetada konkurente.

2. Strateegia eksisteerib, kuid töötajate igapäevategevusi see ei mõjuta

Strateegia toimimise aluseks on see, et see suudetakse viia kõigi töötajate igapäevastesse tegevustesse. Tegevuste hierarhia, suunaga üldisemalt detailsemaks, tõlgib strateegia töötajatele arusaadavasse tegevuste ja ülesannete keelde ning aitab selle viia kõigi organisatsiooni liikmete argipäeva. See tähendab, et kui strateegiat kohandatakse, siis kajastub see ka kõigi seotud osapoolte igapäevastes tööülesannetes ja tegevustes.

Selle efektiivne haldamine algab mitmetasandiliste tegevuste sidususe heast visualiseerimisest, et kiirelt mõista, mis-mida-kuidas-miks mõjutab ning kus tuleb muudatuste keerises hoida töine fookus, et jõuda lõpuks ka pikaajaliste eesmärkide saavutamiseni.

3. Strateegia eksisteerib, kuid tulemuslikkus on tagasihoidlik

Sageli kiputakse strateegia tulemuslikkuse jälgimisel tegema viga, et seiratakse peamiselt kõrgema tasandi mõjunäitajaid ning teisalt projektide väljundnäitajaid üksikindiviidi tasemel, kuid vahepealsed olulist rolli mängivad tulemusnäitajad jäävad tahaplaanile. Side kahe äärmuse vahel jääb nõrgaks, kui üliolulisel kesksel kohal paiknev tulemusnäitajate ühendus nendega on hajus ja selgelt visualiseerimata, tihti ka nõrgalt seiratud. See võib olla põhjuseks, miks pikaajalised strateegilised eesmärgid jäävadki saavutamata.

Miks jääb strateegia kõrgema taseme ja igapäevategevuste tulemuste omavaheline ühendus organisatsioonides tihti nõrgaks? Kuna eesmärkide ja tegevuste tasandeid on suuremates organisatsioonides palju ning neil kõigil ka ideaalis vastava tasandi oodatavad tulemused, siis selle haldus ilma tarkvaralise abivahendita ongi keeruline.

Agiilses juhtimises võiks meil olla kogu aeg lihtne ja käepärane võimalus seirata olukorda igal tasemel, meie igapäeva tegevustest kuni strateegia kõrgema taseme tulemusteni välja, et neid oma otsustusprotsessis uute tegevuste planeerimisel arvestada. Siia tööriistade komplekti kuulub ka mugav aruandlussüsteem, mis ei ole suunatud mitte ainult juhtidele vaid kogu töötajaskonnale. Töötajad oma tegevustega on teatavasti põhijõud suures masinavärgis ja teadmine, kas masin liigub koostoimest tuleneva sünergia mõjul õige kiirusega õiges suunas või on miskit vajaka, on heaks suunanäitajaks kogu meeskonnale.

4. Strateegia eksisteerib, kuid finantsnäitajad on kesised

Üks võimalike kitsaskohti, millega võib sageli kaasneda ebaedu, on olukord, mil strateegia eksisteerib tulemustele suunatud sõnades, kuid rahanumbritest koosnev finantsplaneerimine elab “oma elu”. Nii võib juhtuda, kui tegevusplaan ja eelarve (finantsplaan) on koostatud eraldi ehk eelarvestamine käib strateegiast erinevate andmeobjektide ja detailsusastme kaudu kui on strateegia ülesehitus. Strateegia elluviimine eeldab üldjuhul ressurssi. Kiirelt muutuvas keskkonnas on operatiivseks tegutsemiseks ja efektiivseteks otsusteks vajalik vaadata tegevusi ja nende staatust koos seotud eelarvega.

Lahenduseks on kasutusele võtta tarkvara, mis võimaldab lisaks raamatupidamislikule arvepidamisele samal ajal ka strateegial põhinevat tegevuspõhist finantsvaadet.

Kuidas tagada edu ja tulemused?

Ülaltoodu paneb ilmselt mõtlema, et mis siis aitaks tagada soovitud haldussuutlikkuse, strateegia tulemusliku ning eduka elluviimise? Strateegia ja protsesside “sahtlisse kirjutamine” on tänaseks möödanik. Tuleb valida õige tööriist.

Tulemuslikku strateegiat aitab ellu viia juhtimistarkvara, mis võimaldab:

  • visualiseerida pikaajalised, kesk-pikad ja lühiajalised eesmärgid koos mõõdikutega; 
  • visualiseerida strateegia tegevused tippjuhist üksikindiviidi tegevusteni;
  • näha tegevusi samal ajal nii strateegia, struktuuri kui tegevuskavade põhiselt;
  • lisaks raamatupidamislikule eelarvestamisele teha ka seda tegevuspõhiselt;
  • siduda igapäevategevused arengu- ja tulemusvestlustega, muutes juhtimissüsteemi tervikuks; 
  • hallata ka riske ja partneritele suunatud tegevusi samas tarkvaralahenduses.

Need on olulised eeldused, et strateegia elluviimine oleks terviklik, läbipaistev ja agiilselt juhitud. Praktika näitab, et edukad on need organisatsioonid, kes väärtustavad strateegia elluviimisel süsteemi terviklikkust koos selle läbipaistvusega, suudavad seda kiirelt ümbritsevaga kohandada ja operatiivselt igapäeva töistesse tegevustesse tõlkida. Selliste organisatsioonide töötajad teevad oma tööd kire ja innuga, kuna mõistavad oma olulist rolli “suures pildis”, mis tagab edu.

Agiilset strateegilist juhtimist aitab tagada koostöös Eesti arendusekspertide ja tippjuhtidega arendatud juhtimistarkvara, PlanPro. Sellest on võimalik kujundada endale sobiv digitaalne juhtimise “tööriistakast”, mis on ühtaegu nii elav strateegia kui ka protsessikaart, tagades läbipaistvuse ja selguse kogu organisatsiooni lõikes ning kaasates sellesse kõik töötajad.

agiilne_strateegiline_juhtimine_planpro_helen_raun

Artikli autor Helen Raun on töötanud pikaajaliselt strateegilise planeerimise edendajana erinevates avaliku sektori asutustes. Lisaks finantsist-ökonomisti erialale on ta õppinud rahvusvahelist ärijuhtimist ning omab MBA kraadi ärikonsultatsiooni ja organisatsiooni arenduse erialal ning on täiendanud end tulemus- ja personaljuhtimise erialal.

Kui oled otsimas sobivat tarkvara, et oma organisatsiooni strateegiline juhtimine uuele tasemele viia, siis küsi kindlasti PlanPro tarkvara DEMO.

Loe lähemalt PlanPro tarkvara funktsionaalsuse kohta: 

TÖÖDE HALDAMINE JA PROJEKTIJUHTIMINESTRATEEGILINE JUHTIMINERISKIJUHTIMINE TÖÖAJA PLANEERIMINE, EELARVE KOOSTAMINE JA JÄLGIMINEARENGUVESTLUSED.

Jälgi meid ka sotsiaalmeedias: LinkedIN, Facebook.

Täiendavat lugemist:

Kliendilugu: Keskkonnaministeeriumi, Keskkonnaagentuuri ja Maa-ameti kogemus “PlanPro tarkvara aitab meil astuda ühte sammu ühiste eesmärkide suunas”

Elroni kogemus: suurimaks kasuteguriks PlanPro tarkvara kasutamisel on efektiivsemad protsessid ja parem infovahetus ettevõtte sees