Blog
Kas tööülesandeid on palju ja tekib tunne, et kontroll nende üle hajub? Pole selgust, millised tegevused vajavad kiiret tähelepanu, mis on pooleli või mis juba tehtud?
Tahvel ehk kanban on üks populaarsemaid meetodeid, mis aitab tööülesandeid selgelt struktureerida ja jälgida. Algupäraselt töötati Kanban välja Jaapani autotööstuses laoseisu ja tootmistellimuste juhtimiseks, kuid tänapäeval kasutatakse seda väga laialdaselt erinevates valdkondades – alates tootmisest kuni tarkvaraarenduse, logistika ja ehituseni.
Kanban on tööülesannete visuaalne haldusmeetod, kus tööülesandeid esitatakse kaartidena ja jaotatakse veergudesse, mis kujutavad nende olekut või muid tunnuseid. Meetodit saab kasutada nii füüsilisel tahvlil märkmepaberitega kui ka projektijuhtimiseks sobilike tarkvarade abil.
PlanPro pakub võimekat ja kasutajasõbralikku digitaalset tahvlit, mis ei vaja keerukat eelseadistamist ega põhjalikku koolitamist – samad tegevused ja projektid, mida me oleme harjunud nägema nimekirjavaates, on automaatselt struktureeritult paigutatud tahvlile.
Tahvelvaade loob selge arusaama sellest, kes millega parasjagu tegeleb, millised ülesanded on järgmised ning mis on juba lõpetatud. See suurendab läbipaistvust ja aitab vältida topelttegemist või unustamist.
Kokkuvõtvalt tahvelvaate eelised:
✔ Selge ülevaade – kõik ülesanded on ühes kohas visuaalselt nähtavad ja struktureeritud.
✔ Tõhus tööjaotus – ülesandeid saab mugavalt jagada meeskonnaliikmete vahel.
✔ Reaalajas jälgimine – töö edenemist saab jägida ja muutustele operatiivselt reageerida.
✔ Fookuse hoidmine – aitab keskenduda pooleliolevatele, kõrge prioriteediga või probleemsetele tegevustele.
Üks peamisi põhjuseid, miks kasutada tahvlivaadet on visuaalsus – tegevused on selgelt jaotatud tulpadesse vastavalt erinevatele tunnustele, nagu näiteks staatus, vastutaja või prioriteet.
Teine tahvli võtmefunktsioon on lohistamine (drag-and-drop), mis võimaldab ülesandeid kiiresti ühest veerust teise liigutada, muutes nii nende olekut või muud seotud infot paari klikiga.
Tahvlit saab kasutada nii kogu tiimi ühise töövoo haldamiseks kui ka iga tiimiliikme isikliku ülesannete vaate loomiseks. See teeb tahvelvaatest hea tööriista nii koostööks kui individuaalseks planeerimiseks, töö edenemise visualiseerimiseks meeskonnakoosolekutel.
PlanPro tahvelvaates saab tegevusi kuvada mitte ainult staatuse, vaid ka prioriteedi, hinnangu, tegevuse tüübi või vastutaja järgi. Tulbad tekivad automaatselt vastavalt kasutusel olevatele klassifikaatoritele.
Tulba pealkirjas kuvatakse ka tegevuste koguarv, ja vajadusel saab noolekesel klõpsates veergude sisu ajutiselt peita. Alati on näha ka Määramata veerg – siia on paigutunud ilma vastava tunnuseta tegevused.
Kõige klassikalisem ja olulisem viis tegevuste olekust ülevaate saamiseks on staatuse alusel grupeerimine. Ülesanded liiguvad läbi töövoo etappide, nt alustamata, töös, ootel, lõpetatud. See aitab kiiresti mõista, kui kaugel mingi tegevus parasjagu on ja mis vajab tähelepanu.
Grupeerimine vastutaja järgi võimaldab näha ülesannete jaotust töötajate lõikes, hinnata koormust ja vältida üleplaneerimist, lihtsustada ülesannete koordineerimist.
Tegevuste grupeerimine prioriteetide (nt kõrge, keskmine, madal) järgi aitab keskenduda kõige olulisemale. Tegevused, millel prioriteeti määratud ei ole, kuvatakse automaatselt “Määramata” veerus.
Kui tegevused on jaotatud tahvlil hinnangute (nt ajagraafikus, plaanipärane, esineb probleeme) alusel, saab kiiresti ülevaate, milliste tööülesannete täitmine kulgeb ootuspäraselt ning millised nõuavad tähelepanu. Ilma hinnanguta tegevused kuvatakse “Määramata” veerus ja neid saab hõlpsasti lohistada soovitud hinnangu tulpa.
Tüüpide (nt projekt, hange, intsident vm kliendispetsiifiline tüüp) põhine vaade aitab visualiseerida töö iseloomu ja mahtu. Selle abil on võimalik kiirelt hinnata, millist liiki tegevusi on rohkem ootel või pooleli, ning vajadusel tööülesandeid ümber jaotada või prioriteete ümber seada.
Kaardil on nähtavad vastavas grupeeringus oluline põhiteave ja vastutaja (initsiaalid või pilt). Nii näiteks on staatuse järgi grupeerimisel näha ka tegevuse tüüp ja muudel juhtudel staatus.
“i” ikooni peale liikudes saab näha tegevuse metaandmeid, sh ülamtegevus, ID, tähtaeg jm.
Kui tegevusel on etapid, kuvatakse neid ka tahvelvaates tegevuse kaartidel. Etappi on võimalik tehtuks märkida, tehes linnukese etapi nimetuse ees olevasse märkeruutu.
PlanPro tahvelvaates saab tegevuskaarte mugavalt ühest veerust teise lohistada. Tänu drag-and-drop funktsioonile uuenevad tegevuse andmed automaatselt vastavalt uuele olekule. Lisaks käivituvad muudatuse peale automaatsed teavitused, mis hoiavad tiimiliikmeid kursis toimuvaga.
Oluline teada: PlanPro võimaldab määrata erinevatele tegevuse tüüpidele erinevad staatuste loogikad. See tähendab, et lohistades tegevust ühest veerust teise, kontrollib süsteem alati, kas uus olek on antud tegevuse tüübi puhul lubatud. Kui ei ole, liigutust ei teostata – see tagab andmete korrektsuse ja väldib eksimusi.
PlanPro tahvelvaadet saab iga kasutaja kohandada täpselt oma tööstiili või meeskonna vajaduste järgi. Tänu mitmekülgsetele filtreerimisvõimalustele saad valida, milliseid tegevusi soovid näha – näiteks tähtaja või mõne seose (strateegiline eesmärk, tegevuskava, risk) alusel.
Filtrid saab salvestada ja luua endale soovitud vaateid enda ja osakonna ülesannetest või näiteks mõne konkreetse strateegilise eesmärgiga seotud tegevustest. Nii saab kiirelt ja mugavalt ligi näiteks järgmistele vaadetele: “Kõrge prioriteediga minu vastutusel olevad tegevused”, “Kõik minu pooleliolevad tegevused sel kuul”, “Osakonna üle tähtaja tegevused” jne.
PlanPro tahvelvaade võimaldab täiendavalt sisse lülitada ka horisontaalseid jaotusi – ujumisradu (swimlanes) –, mis aitavad tegevusi visualiseerida korraga mitme tunnuse järgi.
Näiteks ridade kaupa vastutaja ja veergudena staatus annavad kiire ülevaate, kes mille eest vastutab ja millises staatuses tööülesanne on.
Miks kasutada ujumisradasid:
✔ Rohkem selgust ja korrastatust
Ujumisrajad aitavad tööülesanded selgelt kategoriseerida – näiteks tiimide, vastutajate või tegevuse tüüpide lõikes. See muudab töökoormuse mõistetavamaks ja kergemini hallatavaks.
✔ Kiirem ülevaade töö edenemisest
Visuaalne jaotus võimaldab ühe pilguga näha, mille kallal igas kategoorias töötatakse. Vähem segadust, rohkem fokusseeritust.
✔ Selgemad prioriteedid
Rühmitades tegevusi näiteks hinnangu või prioriteedi järgi, on hõlpsam tuvastada, millised ülesanded vajavad kiiret tegutsemist ja millised võivad oodata.
✔ Toetab meeskonnatööd ja vastutust
Ridade abil saavad erinevad rollid või tiimid kohe näha, millised ülesanded nende „rajal“ asuvad. See suurendab kaasatust, vastutustunnet ja toetab tõhusamat koostööd.
✔ Sobib ka keerukamate projektide jaoks
Kui projektides on palju osapooli või mitmetasandiline töövoog, aitab ujumisradade kasutamine hoida protsessi visuaalselt loogilises ja jälgitavas vormis.
Kui rajad on aktiveeritud, toimib nii tegevuste lohistamine ühest staatusest, prioriteedist jne teise, kuid altenatiivina on võimalik liigutada tegevusi veergude ja radade vahel tegevuse peal parema hiireklikiga.
PlanPro tahvelvaade on rohkem kui tavaline projektijuhtimises kasutatav Kanban – see on paindlik ja võimas tööriist tegevustest ülevaadete saamiseks, töövoo haldamiseks ja koostöö tõhustamiseks.
Erinevalt paljudest teistest tööhaldustarkvaradest võimaldab PlanPro lisaks tavapärasele projektihaldusele ka näiteks koostada tegevuspõhist eelarvet, hallata ja hinnata riske, toetada strateegiliste eesmärkide elluviimist ning erinevate töötaja ja juhi vahel toimuvate vestluste ja tagasiside küsitluste läbiviimist.
Artikli autor on Kalev Truusalu.
Kui otsite projektide haldamiseks lahendust või kaalute olemasoleva lahenduse väljavahetamist, siis võtke kindlasti ühendust!
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
