Blog
Tänapäeva kiiresti muutuvas keskkonnas on uueks normaalsuseks saanud äriarenduse, jätkusuutlikkuse, kvaliteedi või muude organisatsioonide äripoole arenguprojektide üha pingelisemad ajagraafikud ja eelarved. Kõige selle juures on projektide eesmärgid üha ambitsioonikamad ning projektide juhtimise metoodika on IT-sektori eeskujul kohanenud järjest agiilsemaks. Projektide juhtimine ja tööülesannete haldamine paralleelsete samu ressursse kasutavate projektide puhul, eriti just suuremates organisatsioonides ja/või meeskondade üleselt võib olla keeruline väljakutse, kuid PlanPro tarkvara muudab selle protsessi sujuvaks.
Allpool kirjeldame üksikasjalikult, kuidas PlanPro koondab ühte süsteemi kõik, mida vajate projektide planeerimiseks, koordineerimiseks ja jälgimiseks, aidates kaasa organisatsioonisisele koostööle ja infovahetusele.
PlanPro sisaldab kõiki ühele projektihaldustööriistale vajalikke kohustuslikke funktsioone:
PlanPros saate luua tegevusi piiramatul arvul tasemetel ning need moodustavad tegevuste hierarhia. Kõige keskmes on töötaja tööülesanne, mis võib olla nii osa mõnest suuremast projektist kui ka täiesti eraldiseisev tegevus. PlanPro annab hea ülevaate tööülesannetest ja nende seisust ning vähendab ohtu, et midagi jääb tegemata. Iga töötaja töölaual on näha need tegevused, millega ta on seotud.
Kogu organisatsioonis sama tüüpi tegevusi koondades saate koostada tegevuskavasid nagu näiteks hankeplaan, müügiplaan jms. Tarkvara annab ka läbipaistvuse ja hea ülevaate, millise projekti osaga mingi töötaja või osakond tegeleb – kõikidest töötajate tegevustest tekivad automaatselt osakonna tööplaanid ja kogu organisatsiooni tööplaan. Boonuseks on projekti seostamine strateegilise eesmärgiga ja mõõdikutega, riskidega, töötaja tulemusvestlusega – PlanPro astub siin sammu tavapärasest projektijuhtimislahendusest kaugemale.
Lisaks nimekirjavaatele on PlanPros mitmeid võimalusi, mis lubavad teil oma projekte visualiseerida nii, nagu soovite. Sõltuvat eelistustest võimaldab PlanPro teil oma projekte jälgida ja näha teie jaoks sobival viisil: nimekiri, tahvel, Gantti graafik, ajakava. Unikaalne seoste süsteem loob võimaluse tegevusi seostada ja seejärel kuvada strateegiliste eesmärkide, mõõdikute, partnerite, tegevuskavade, riskide ja/või eelarvekontode järgi.
Suurepärane abivahend keerukama, paljusid alamülesandeid, sõltuvusi sisaldava ja pikema ajaperioodiga projekti planeerimiseks on Gantti graafik. Siin näeme visuaalselt kogu projektiplaani, ajateljel lohistades on lihtne tegevuste algus- ja lõppaega määrata, samuti tegevuse edenemist märkida.
Projekti planeerimisel saab Gantti graafiku abil minna väga detailseks: luua tegevuste vahel sõltuvusi ja seada puhveraegu, peale panna piiranguid. Nt saab määrata kuupäeva, mis ajaks hiljemalt peab tegevus olema lõpetatud või et tegevus ei tohi olla lõpetatud enne määratud kuupäeva. Sellisel juhul, kui üks tegevus lükkub edasi, siis järgnevad tegevused ja kogu projekt lükkub edasi. Selleks ei pea siis enam igal üksikul tegevusel eraldi kuupäevi muutma.
Alati on igal projekti tegevusel vastutaja, saab lisada kaastäitjaid. Projekti saate kaasata ka kolmandaid osapooli. Kui kasutate PlanProd koos partner- või sidusettevõtetega, siis on partneri kaasamine projekti tegevustesse eriti lihtne. Kui partner on väljastpoolt organisatsiooni, saate talle anda minimaalsete õigustega ligipääsu.
Kuidas aga tagada, et keegi pahatahtlikult või kogemata midagi projektiplaanis ei kustutaks või muudaks? PlanPros on võimalik projekt lukustada ehk muuta põhiandmed kirjutuskaitstuks. See tähendab, et meeskonnaliikmed saavad muuta staatust ja lisada kommentaare, kuid tähtaega ja meeskonnaliikmeid-vastutajaid muuta ei saa. Kui tekib vajadus muudatusteks, saab vastavate õiguste olemasolul korraks projekti lukust lahti võtta. Lisaks, kõikgist projektiga seotud tegevustega tehtavad toimingud logitakse ja igast muudatusest jääb märge maha.
Iga projekti alamtegevusele saab planeerida, kui palju aega selleks igal tegevusega seotud meeskonnaliikmel kulub. Seejärel saab iga meeskonnaliige juba projekti toimumise ajal jooksvalt oma ajakulu märkida. Selleks on mitu head võimalust alates PlanPros olevast kalendrist kuni tegevuse juures stopperi käivitamiseni. Koondvaade näitab ajakulu kokku.
Projektile saab planeerida eelarvet nii kontode kui rahastusallikate põhiselt. PlanPro toetab tegevuspõhist eelarvestamist. Projekti kogu eelarve arvutatakse kokku kõigi projekti alamtegevustele sisestatud eelarvest. Kui tegevus on ka näiteks seotud hankeplaaniga, siis saate ka välja võtta kogu hankeplaani eelarve.
Pikaajaliste projektide puhul on oluline kulude-tulude-investeeringute periodiseerimine ja jagamine. PlanPro võimaldab siin mugavalt valida, kuidas summasid jaotatakse – kas perioodi algusesse, eri kuudesse vms. Vajadusel saate valida ka mitu erinevat rahastusallikat, juhul kui projekti rahastatakse nii oma eelarvest kui välisvahenditest. Samuti on võimalik vaadata näiteks eelarve poolt, millised projektid või tegevused on vastava eelarverea või rahastusallikaga seotud.
Kui olete oma projektiplaani valmis saanud, on projektijuhi prioriteediks tagada, et tööd edeneksid liiguks ajagraafikus. Projekti haldamisest PlanPros ei saa kasu ainult projektijuht. PlanPro on ka koht, kus meeskonnad saavad koostööd teha ja tööülesannete edenemise kohta infot jagada. See peaks andma ka igale meeskonnaliikmele projektist ülevaate ja hoidma neid automaatsete e-maili teavitustega infovahetuses.
Projekti tegevuste olekut on mugav hallata Kanban tahvli abil, ühest tulbast järgmisesse lohistades staatus muutub. Varem pigem vaid IT-projekti juhtimisest tuttav töövahend on jõudnud massidesse. PlanPros on lisaks ka tahvelvaade prioriteetide, hinnangute ja vastutajate alusel.
Ajakava vaade võimaldab töötajate tegevusi visuaalselt jälgida ajaskaalal, pakkudes kas üksikasjalikku päevavaadet või üldisemat ülevaadet kuude ja aastate lõikes. See näitab, millised tegevused on töötaja töölaual ja värvidega on hästi eristatav, millises staatuses need on.
Projekti õigel kursil hoidmiseks on oluline kokku leppida projekti ülevaatuste tegemises, aja logimises ja kui sageli täitmisraporteid esitatakse, et lisaks staatusele oleks võimalik saada ka ülevaadet sisulisest edenemisest. PlanPros saab näiteks tegevustele lisada faile, kommentaare, kirjutada jooksva päeva-, nädala-, kuu-, kvartali- ja aastaaruandeid. Need sissekanded jõuavad tegevustega seotud töötajate töölauale aktiivsuslogisse ja e-mailiga kõigi meeskonnaliikmeteni. Lisaks on mõistlik kasutada n-ö projekti tervise määramiseks valgusfoori põhimõttel hinnanguid: roheline, kollane, punane. Need annavad ka juhtkonnale ilma sisusse süvenemata hea ülevaade, millised projektid või ülesanded liiguvad ajagraafikus ja millistega võib tulla ette probleeme.
Kui projekti tegevustele oli seatud siht ehk mõõdik, siis jooksva tegeliku täitmise raporteerimiste pealt tekib aegrida ning automaatne hinnang täitmise protsendi näol. Tulemit saab mõõta nii tükkides või muudes soovitud ühikutes.
Andmete detailsemaks pärimiseks on aruannete moodul. Erinevate valitud parameetrite abil saate luua ja salvestada aruandemalle, mis on filtreeritud ja grupeeritud vastavalt teie vajadustele. Vajadusel saab PlanPros olevate andmete pealt väga lihtsalt avaldada näiteks kodulehel hankeplaani, kuvada intranetis ülevaate prioriteetsete projektide seisust või soovitud regulaarsusega automaatselt uueneva faili, mida saab lugeda sisse mõne teise rakendusega (Power BI, Tableau jm).
PlanPro teeb projektijuhtimislahenduste seas silmapaistvaks selle kohandatavus.
PlanPro teeb projektijuhtimislahenduste seas silmapaistvaks selle kohandatavus, tarkvara saab seadistada organisatsiooni vajadustele vastavaks. See annab paindlikkuse kujundada süsteem, mis sobib teie ainulaadsete unikaalsete vajadustega.
Tarkvara on kohe kasutusvalmis, kuid saate ise soovitud klassifikaatoreid luua. Projekti tegevused võivad olla erinevad, teie organisatsiooni jaoks iseloomulike tüüpidega, igaühel omad staatused ja andmeväljad. Detailne õiguste süsteem aitab teil määrata nägemis-, avamis- ja muutmisõigusi. Vajadusel saate piirata, et meeskonnaliige näeb vaid neid osi projektidest või neid andmeid, mida ta on õigus näha. See hõlmab näiteks seda, kas kasutaja saab vaadata ja muuta ainult enda jälgitavat aega.
Paljud projektid võivad sisaldada või alata vormi täitmisega, millega näiteks kogutakse teatud infot. PlanPros saate luua ja kasutusele võtta just teie organisatsiooni eripärale vastava soovitud lisaandmeväljadega vorme.
Kui teie organisatsioonis on paika pandud, milliseid kohustuslikke alamtegevusi projekt hõlmama peab, siis on lihtne kasutada uue projekti loomiseks projekti malli. Kogu projekti mallist koopia tegemisel kopeeritakse kõik metaandmed (tüüp, staatus, kirjeldus, oodatav tulemus jne), meeskonnaliikmed koos plaanitud ajaga, eelarve. Samuti säiluvad ka need tegevuste vahelised seosed, mis on määratud Gantti vaates ja arvutatakse alamtegevustele uued tähtajad.
PlanPro pöörab tähelepanu paljudele pisiasjadele, mis aitavad kaasa mugavamale projektide juhtimisele ja tööülesannete haldamisele.
Artikli autor on Kalev Truusalu.
Kui otsite projektide haldamiseks lahendust või kaalute olemasoleva lahenduse väljavahetamist, siis küsige kindlasti PlanPro tarkvara demo!
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
