KÜSI DEMO

Blogi

Strateegilise juhtimise tööriist - Excel vs PlanPro

Excel on aastakümneid olnud paljude organisatsioonide jaoks igapäevane tööriist erinevate sisemiste protsesside haldamiseks. Kindlasti on Excel sobiv strateegilise planeerimise protsessiga alustamiseks. Kuid organisatsioonide arenedes ja nõuete kasvades võivad Exceli piirangud hakata takistama nii strateegilist planeerimist, eesmärkide elluviimisest ülevaate saamist kui ka tõhusat juhtimist, eriti just keerukamate äriprotsessidega ja suuremates organisatsioonides. 

Selles blogipostituses toome lühidalt välja Exceli piirangud strateegilise juhtimise tööriistana ning toome esile spetsiaalse juhtimistarkvara, nagu PlanPro, eelised. Lisaks tutvustame Põhja-Eesti Regionaalhaigla näitel, kuidas PlanPro kasutuselevõtuga vähenes halduskoormus ja suurenes läbipaistvus.

Peamised piirangud Exceli kasutamisel juhtimistööriistana

  1. Info killustatus ja läbipaistvuse puudumine
    Kui organisatsiooni strateegilised eesmärgid, tegevuskavad ja tööülesanded on eraldi failides, siis on raske saada tervikülevaadet ja luua seoseid. Excelis hallatav info kipub praktikas jagunema protsesside või osakondade põhiselt, mis vähendab läbipaistvust.
  2. Strateegia haldamise ja jälgimise raskused
    Strateegiliste eesmärkide, tegevuste ja tegevuskavade seostamine Excelis on tülikas. Samuti ei toeta Excel erinevate vaadete loomist, tegevuste edenemise jälgimist või mõõdikute haldamist.
  3. Puudulik meeskonnatöö tugi
    Excel sobib suurepäraselt individuaalseks töövahendiks. Samas meeskonnatöös vajalike toimingute, nagu reaalajas muudatuste tegemine, versioonide haldamine ja mitme inimese samaaegne töö on Excelis raske, kui mitte võimatu. 
  4. Vigade oht ja ajakulu aruandluse koostamisel
    Excelis hallatav info on tihti eraldi failidena, mistõttu tervikliku ülevaate saamine nõuab palju käsitööd. Näiteks võib aruandluse koostamine langeda ühe inimese õlule, kes peab kogu organisatsiooni ulatuses andmeid koguma. Seejuures kulub aega nii suhtlusele, andmete hankimisele kui ka nende koondamisele, uuendamisele ja kontrollimisele. Andmete käsitsi kopeerimine ja sisestamine toob kaasa suurema vigade ohu. Kui info liigub e-posti teel, võivad tekkida mitmed versioonid ja versioonihalduse probleemid. 

PlanPro juhtimistarkvara eelised Exceli ees

  1. Terviklik ülevaade
    PlanPro koondab ühte infosüsteemi strateegilised eesmärgid, tegevuskavad ja tööülesanded ning projektid. Lisaks võimaldab PlanPro personalihindamist, riskide haldust, tööaja planeerimist ja tegeliku tööaja mõõtmist, individuaalset eesmärgistamist ja tulemuste juhtimist, eelarve planeerimist ja selle täitmise jälgimist, võimaldades organisatsioonile terviklikku ning ajakohast ülevaadet ja läbipaistvust. Nii juhtkonnale kui ka meeskondadele saab seadistada vajalikud vaated (töölauad). Süsteemis on kuvatud vastastikused seosed ja saab luua nii üksikuid kui ka üldiseid ülevaateid. Visualiseerimistööriistad, nagu Gantti graafik ja tahvlivaade, aitavad tegevuste edenemist kiiresti mõista.
  2. Meeskonnatöö tugi
    PlanPro toetab reaalajas koostööd, võimaldades meeskondadel töötada samaaegselt ja teha muudatusi läbipaistvalt. Töövood on hõlpsasti hallatavad. Projekti töövoogu saab jälgida aktiivsuslogis ja vaadata muudatuste ajalugu, mis tagab, et kõik osalejad on projekti tegevustega kursis. Kasutajagruppidele saab seadistada erinevad õigused. Süsteem võimaldab e-maili teavitusi tegevustega seotud kasutajatele.
  3. Strateegiliste eesmärkide elluviimine
    PlanPro abil saab luua seoseid strateegiliste eesmärkide, tegevuskavade ja ülesannete vahel. See on eriti oluline suurte meeskondade ja osakondade üleses koostöös, vältimaks dubleerimist ja ebaefektiivsust. Samuti võimaldab PlanPro individuaalset eesmärgistamist ja tulemuste juhtimist ning mõõdikute  haldamist ja edenemise jälgimist erinevatel tasanditel. See aitab kindlustada, et kogu organisatsioon liigub ühtse sihi poole.
  4. Aruanded
    PlanPro infosüsteemis saab luua soovitavaid aruandeid ajakohase teabe ja erinevate parameetritega vaid nupuvajutusega. See säästab aega ja vähendab vigade tekkimise ohtu. Soovi korral saab aruanded eksportida ka Excelisse.

Kogemuslugu: PlanPro praktilised kasud Regionaalhaiglas

Põhja-Eesti Regionaalhaigla (edaspidi Regionaalhaigla), kus töötab ligikaudu 5 000 inimest, jagab oma praktilist kogemust PlanPro tarkvara kasutuselevõtust. Regionaalhaigla kasutab PlanProd mitmete protsesside infosüsteemina, sealhulgas:

  • Arengukava eesmärkide saavutamiseks vajalike tööplaanide haldamine ja seire.
  • Erinevate projektide, tööülesannete ja tegevuskavade juhtimine.
  • Töötajate aastavestluste läbiviimine.

 

PlanPro võimaldab Regionaalhaiglal hoida kogu tegevustega seotud info ühes kohas, mis lihtsustab järjepidevuse säilitamist ja vähendab halduskoormust. Näiteks, kui mõni projekt jääb ühel aastal pooleli, saab seda hõlpsasti kanda järgmise aasta plaanidesse, ilma et oleks oht, et info kaob või jääb tähelepanuta.

Üleminek Excelilt PlanPro-le

Varem kasutas Regionaalhaigla keerulisi Exceli tabeleid, mille töötlemine oli ajamahukas. Projektide kopeerimine ja andmete sünkroniseerimine uue aasta plaanidesse nõudis rohkelt käsitööd ning tulemuseks oli tihti dubleerimine ja infokadu. PlanPro kasutuselevõtt on selle probleemi tänaseks kõrvaldanud.

„PlanPro on võimaldanud teha asju, mis Microsoft Office’i maailmas oli kas väga raske või võimatu. Varasemalt jälgisime oma arengukava elluviimist ja iga-aastaseid tegevuskavasid Exceli failide abil. Kuna Exceli failid omavahel ei süngi, siis alati oli seal dubleerimist ja infokadu. Uue aasta alates pidi asju ühest kohast teise kopeerima käsitööna. Püüd aru saada, kuivõrd panustavad iga-aastased projektid arengukava perioodi algul seotud eesmärkidesse oli tohutu käsitöö, mis ainuüksi minul võis võtta terve kuu. Tänaseks võtab see mul vähem kui nädala.“ kirjeldab Regionaalhaigla kestliku arengu teenistuse juhataja Priit Tohver. Samuti pole enam vajadust pidevalt üksuste juhte andmete pärast tülitada, kuna kogu vajalik info on PlanPro-s kõigile läbipaistev ja kättesaadav.

PlanPro pole lihtsalt tööriist, vaid terviklik infosüsteem, mis muudab igapäevase töö sujuvamaks, täpsemaks ja vähem stressirohkeks.

Loe pikemat kogemuslugu siit.

Regionaalhaigla kogemus näitab, kuidas PlanPro võib aidata organisatsioonidel halduskoormust vähendada ja läbipaistvust suurendada. 

PlanPro - terviklik strateegilise juhtimise tööriist

Excel võib olla abiks organisatsiooni sisemiste protsesside haldamises kuni teatud piirini, kuid sageli ilmnevad organisatsiooni kasvades piirangud, nagu andmete killustatus, dubleerimine, puudulik info liikumine meeskondade vahel ja manuaalsete tegevuste keerukus (näiteks kooskõlastamine ja raportite loomine).

PlanPro juhtimistarkvara aitab neid kitsaskohti ületada, muutes organisatsiooni sisemiste protsesside haldamise oluliselt lihtsamaks ja selgemaks.

PlanPro tarkvara kasutuselevõtt võimaldab saada tervikliku, seostatud ja ajakohase ülevaate kõikidest strateegilistest tegevustest ja toetab kogu organisatsiooni kaasamist strateegia elluviimisse.

Kui oled otsimas sobivat tarkvara, et oma organisatsiooni sisemiste protsesside juhtimine uuele tasemele viia, siis küsi kindlasti PlanPro tarkvara demo.

Soovin tellida demo

Jälgi meid ka sotsiaalmeedias:

Küsi tasuta demo!

Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.

Mind huvitab:

KÜSI DEMO
KÜSI DEMO