Katseaeg on kahtlemata üks olulisemaid etappe töötaja töösuhte alguses. Hästi läbimõeldud onboarding ehk sisseelamisprotsess aitab uuel töötajal kohaneda organisatsiooniga, tunda enda oodatuna ja väärtustatuna, luua tugevad suhted kolleegidega, et tulevikus saavutada tööalaselt seatud eesmärke.
Sisseelamisperioodil on keskne roll otsesel juhil, kes peaks olema valmis töötajat igakülgselt toetama ja tagasisidet andma. Samuti aitavad meeskonnaliikmed uuel kolleegil kiiresti kohaneda, samas kui personalitöötajad hoolitsevad selle eest, et kogu protsess oleks hästi planeeritud ja sujuv ning kujundavad avatud ja usaldusväärset suhtlust.
Erinevate vestluste pidamine sisseelamisperioodil aitab kaardistada ootusi ja eesmärke ning luua tugeva aluse edasiseks koostööks. Kogu sisseelamise periood võib kesta 4 kuud kuni 1 aasta, sõltuvalt organisatsiooni eripärast ning töötaja ametikoha keerukusest ja vastutusest.
Sageli arvatakse, et katseaja lõpuvestlusest piisab ja see ongi ainus dokumenteeritud vestlus kogu sisseelamisperioodi vältel. Tegelikkuses võiks ja peaks olema vähemalt kaks dokumenteeritud vestlust: esimene katseaja eesmärkide seadmiseks ning teine eesmärkide täitmise ülevaatamiseks ja ametikohale sobivuse hindamiseks.
Personalitöötaja roll on disainida oma organisatsiooni jaoks sobiv sisseelamisprotsess ning pakkuda silmast-silma vestluste ettevalmistuse jaoks sobivaid jutupunkte. PlanPro võimaldab luua süsteemi, kus juht ja töötaja vestlevad regulaarselt ilma et personalitöötaja peaks otseselt sekkuma. Tarkvara algatab automaatselt vestluse ning saadab küsimustiku vajalikule osapoolele paikapandud ajavahemike järel välja. Võimalik on valida, kas vestluse algatab esmalt töötaja või tema juht, kaasatud saab ka olla juhendaja.
Järgnevalt toome meie klientide praktikast välja mõned näited, kuidas PlanPro tarkvara abil saab uue töötaja sisseelamist regulaarsete vestluste abil toetada. Siinkohal tuletame meelde tuntud ütlust, et tehke nii palju kui vaja ja nii vähe kui võimalik. Vajadusel saab mõned teemad ühele vestlusele kokku tuua, ühendades näiteks sisseelamiskava ja katseaja eesmärkide seadmise ning tagasiside küsimise ja lõpuvestluse. Ära ei tohiks unustada ka igapäevast kommunikatsiooni ja 1:1 vestlusi. Loomulikult kõiki vestlusi ei pea dokumenteerima. Oluline on, et juht tunneks huvi ja suhtleks oma tiimiga.
Soovi korral saab luua spetsiaalse sisseelamiskava, mis toimib kui juhend uuele töötajale. Vormi saab täiendada organisatsioonile iseloomulike visuaalide ja linkidega juhendmaterjalidele.
Sisseelamiskava sisaldab tavaliselt loetelu erinevatest tegevustest, mida on vaja sisseelamisperioodil ära teha, näiteks:
PlanPro tööplaani moodulite kasutajad saavad luua uuele töötajale personaalsesse sisseelamiskava kõikide vajalike tegevustega koos vastutajate ja tähtaegadega ning omada pidevat ülevaadet tegevuste edenemisest.
Kohe tööle asumise alguses on oluline seada töötajale katseajaks eesmärgid ja kokku leppida tööülesannetes. Sõltuvalt ametikohast ja töö iseloomust võiksid eesmärgid olla mõõdetavad ehk tasub kokku leppida mõõdikutes, mille abil saab hinnata eesmärkide saavutamist.
Selged eesmärgid:
Samuti saab kohe alguses välja tuua teemad, mis vajaksid kas rohkem juhendamist või tähelepanu, lisaks väärtuste, tegevuspõhimõtete ja organisatsioonikultuuri tutvustamine. Lisaks saab töötaja vastused tekkinud küsimustele jne.
Sisseelamisperioodi keskel – tavaliselt kaks kuud peale tööle asumist – on aeg rääkida sellest, kuidas uuel töötajal on läinud, hinnata edusamme ja vajadusel täpsustada eesmärke.
Vahevestluse käigus saab:
Katseaja lõpuvestluse eesmärk on vaadata üle, kuidas said seatud eesmärgid täidetud ning hinnatakse töötaja sobivust organisatsiooniga, sh tema tööks vajalikke oskusi, teadmisi, väärtusi.
Katseaja lõpuvestlus keskendub:
Sisseelamisperioodi edukuse hindamiseks on soovitatav kasutada küsimustikku, mis:
Uute töötajate katseaja ja sisseelamisprorgammi haldamine ei ole keeruline, kui kasutada selleks tarkvara, mis saab abiks olla eesmärkide seadmisel ja jälgimisel, tagasiside andmisel, kokkulepete ja otsuste säilitamisel. Kõik töötajatega peetud vestlused ja kogutud tagasiside on ühes kohas.
PlanPro tarkvara aitab lihtsustada sisseelamisperioodi vestluste läbiviimist ja muuta need tulemuslikumaks, toetada uue töötaja edukat kohanemist ning pikaajalist rahulolu organisatsioonis.
Paindlikkus: Vestluse vormid saab luua organisatsiooni vajadustest lähtuvalt, lisades isikupära ja linke, pilte, videoid jms. Küsi seda, mis on päriselt oluline ja vajalik!
Automatiseerimine: Erinevate vestluste ja küsitluste jaoks saab luua automaatse väljasaatmise reeglid tulenevalt kas töötaja tööle asumise või katseaja lõpu kuupäevast.
Juhendaja kaasamine: Võimalus kaasata sisseelamisperioodi vestlustesse ka juhendaja.
Andmete integreerimine: Eesmärgid ja tegevused liiguvad automaatselt ühelt vestluse vormilt teisele, nt esimesel vestlusel katseajaks seatud eesmärgid hindamiseks vahevestlusele ja sealt edasi katseaja lõpuvestlusele.
Koondatud tagasiside: Personalitöötajad saavad kogu info kätte ühes kohast, mis võimaldab ka tuvastada kitsaskohti ja parendada uute töötajate töötajakogemust. Lisaks visuaalsele kokkuvõttele sisseelamisperioodi tagasisidest saab soovi korral tervikliku ülevaate salvestada Excelisse. Samuti on juhtidel ligipääs oma osakonna töötajate vestlustele ja raportitele.
Loe rohkem PlanPro vestluste tarkvara võimaluste kohta siit: https://planpro.ee/arenguvestlused-tarkvara/
Kui soovid arutada või ideid, kuidas üles ehitada sisseelamisperioodi vestluste protsess või tahad rohkem teada automatiseerimise kohta, siis võta julgelt ühendust! Leiame kindlasti teie organisatsioonile sobiva lahenduse!
Artikli autor Reelika Ristolainen on toetanud PlanPro vestluste mooduli kasutuselevõttu paljudes avaliku ja erasektori organisatsioonides. Reelika töö hõlmab personalijuhtide konsulteerimist ning erinevate vestlusvormide ja küsitluste loomist, mis aitab organisatsioonidel paremini juhtida oma inimesi ja nende arengut.
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
