Üha enam ettevõtteid ootab töötajaid senisest sagedamini kontorisse, mistõttu tasub küsida, millist probleemi sellega lahendada püütakse. Kui eesmärk on saada parem ülevaade sellest, millega inimesed tegelevad, kuidas töö edeneb ja kuhu nende aeg kulub, ei anna töötajate füüsiline kohalolu selleks tingimata vajalikku infot.
Tulemusjuhtimise seisukohalt ei ole määrav, kus tööpäev möödub, vaid see, kas kokkulepitud tegevused viiakse ellu, eesmärgid täidetakse ja soovitud tulemused saavutatakse. Kui töö tulemuslikkuse hindamiseks vajame eelkõige teadmist, mitu päeva inimene kontoris viibis, tasub küsida, kas mõõdame üldse õiget asja.
Kui kontorisse tagasikutsumise tegelik põhjus on juhi vähene ülevaade töötajate tegevusest ja tulemustest, ei lahenda suurem kohalolu seda probleemi. See on juhtimise, mitte töötegemise asukoha küsimus.
Kontoris töötades võib füüsilisest kohalolust kergesti kujuneda töö tegemise mõõdupuu: kui inimene viibib oma laua taga, võib juhil tekkida suurem kindlustunne, et töö on kontrolli all. Kohalolu ei anna aga sisulist infot selle kohta, millele tööaeg kulub, kuidas täituvad eesmärgid või milliseid tulemusi saavutatakse.
Juhtimiseks on vaja märksa terviklikumat pilti. Juhil peab olema arusaam sellest, millised tegevused on käsil, millises seisus need on ja kus on tekkinud takistused. Töötaja omakorda peab teadma, mida ja millal temalt oodatakse, millised on tema prioriteedid ning kuidas tema töö seostub ettevõtte eesmärkidega.
Organisatsioonidega juhtimisprotsesse üles ehitades näeme sageli, et probleem ei ole info puudumises, vaid selle killustatuses. Eesmärgid on ühes kohas, tegevusi hallatakse teises ning tulemuste kohta koostatakse eraldi ülevaateid.
Juhtimiseks vajalik läbipaistvus ei tohiks sõltuda sellest, kas juht ja töötaja viibivad samas ruumis. Kui töö hetkeseisu mõistmiseks tuleb pidevalt infot küsida ja seda erinevatest allikatest kokku koguda, jääb probleem alles ka siis, kui kogu meeskond töötab kontoris.
Selged eesmärgid ja mõõdikud loovad aluse tulemuspõhisele juhtimisele. Töötaja teab, milliseid tulemusi temalt oodatakse, ning juht saab hinnata tehtud tööd kokkulepitud tulemuste, mitte töötamise asukoha põhjal.
Eesmärkide seadmisest üksi siiski ei piisa. Kui juht saab eesmärgi täitmise kohta sisulise ülevaate alles tähtaja saabudes või järgmisel arenguvestlusel, on suur osa juhtimiseks vajalikust infost temani jõudnud liiga hilja. Lisaks lõpptulemusele peab olema võimalik jälgida, millised tegevused eesmärgi saavutamist toetavad, kui kaugele nendega on jõutud ning millised takistused võivad tulemust mõjutada.
Siin tekib oluline erinevus inimeste kontrollimise ja tulemuste juhtimise vahel. Mida paremini on tööga seotud info juhile kättesaadav, seda vähem on põhjust mikromanageerimiseks. Kui tegevuste seis, mõõdikud ja tulemused on jooksvalt teada, ei pea juht ülevaate saamiseks pidevalt koosolekuid korraldama ega töötajatelt infot küsima.
Läbipaistvus loob väärtust ka töötaja jaoks. Selge seos igapäevaste tegevuste, isiklike eesmärkide ja organisatsiooni prioriteetide vahel aitab mõista, kuidas töötaja panus toetab laiemaid eesmärke. See lihtsustab prioriteetide seadmist ning annab igapäevasele tööle selgema tähenduse.
Ühe meeskonna tasandil on vajalikku infot võimalik koondada regulaarsete kohtumiste ja vahetu suhtluse kaudu. Organisatsiooni kasvades muutub selline lähenemine piiravaks. Tippjuhil ei ole võimalik kujundada terviklikku pilti organisatsiooni tegevusest kümnete eraldiseisvate vestluste, tabelite ja raportite põhjal.
Suuremas organisatsioonis peab olema võimalik siduda eesmärgid, tegevused ja tulemused ning hinnata, kas töötajate aeg, ressursid ja eelarve on suunatud kokkulepitud prioriteetidele. Seda vajadust ei kaota ka igapäevane kontoris töötamine: füüsiline kohalolu ei asenda tegevuste planeerimist, vastutuse määramist ega tulemuste jälgimist.
Tippjuhi jaoks annab selline tervikpilt võimaluse jälgida strateegia tegelikku elluviimist. Kui organisatsiooni strateegilised sihid on seotud meeskondade ja töötajate eesmärkide ning igapäevaste tegevustega, ei jää strateegia pelgalt dokumendiks, vaid muutub osaks igapäevasest juhtimisest.
Kontorisse naasmiseks võib olla erinevaid põhjuseid ning suurem füüsiline kohalolu võib mõnes olukorras olla põhjendatud. Kui eesmärk on aga saada parem ülevaade inimeste tööst ja selle edenemisest, ei lahenda kontoripäevade lisamine tingimata tegelikku probleemi, sest inimeste nägemine ei asenda juhtimiseks vajalikku infot.
Eesmärkide, tegevuste ja tulemuste kohta peab olema terviklik ülevaade sõltumata sellest, kus inimesed töötavad. Kui juhil puudub selge arusaam sellest, mille nimel inimesed töötavad ja milliseid tulemusi saavutatakse, ei pruugi probleem olla kaugtöös, vaid selles, kuidas organisatsioonis tööd juhitakse.
PlanPro on Eesti juhtimistarkvara, mis aitab organisatsioonidel siduda strateegilised eesmärgid, tegevused, projektid, riskid, eelarved ja vastutajad ühte süsteemi. PlanPro tarkvara on arendatud üle 18 aasta ning seda kasutab enam kui 170 organisatsiooni üle Euroopa.
PlanPro klientide hulka kuuluvad avaliku sektori asutused, kohalikud omavalitsused, tervishoiu- ja haridusasutused ning eraettevõtted. Tarkvara aitab vähendada killustunud info ja Exceli tabelite hulka ning annab juhtidele ja meeskondadele tervikliku ülevaate eesmärkidest, tegevustest ja tulemustest.
PlanPro tegevjuht
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust, et kokku leppida veebikohtumise aeg.
Tarkvara võimalusi tutvustab Sulle
Reelika Ristolainen, kliendihaldur-tootekonsultant
