Artikli autor Andres Kukk on Tallinna Transpordiameti arendusjuht, kelle fookuseks on ameti teenuste, protsesside ja digivõimekuse süsteemse arendamise toetamine.
Tallinna Transpordiameti roll Tallinna linna toimimises on kriitiline – korraldame linna liikuvusega seotud teenuste tellimist ja juhtimist: liikluskorraldus, ühistransport, parkimine ning mitmed arendused ja hanked, mis hoiavad linna igapäevaselt liikumas. Sisuliselt mõjutame iga päev sadade tuhandete inimeste liikumiskogemust.
Minu varasem töökogemus pärineb organisatsioonist, kus ettevõtte strateegia – selle elluviimist toetavad tegevused, protsessid ja töökorraldus – olid selgelt struktureeritud ning dokumenteeritud. Nüüdseks 1,5 aastat tagasi Tallinna Transpordiametis osakonnajuhina alustades oli minu jaoks esimene küsimus: mis on minu eesmärk ja kuidas see on seotud organisatsiooni strateegiaga?
Märkasin, et inimesed tegid oma tööd suure pühendumusega, kuid süsteemne raamistik ja seda toetavate digitöövahendite kasutamine oli ebaühtlane. Esines olukordi, kus:
vastutused ei olnud üheselt selged;
teemasid arutati paralleelselt mitmel koosolekul;
osa ülesandeid jäi tähtaegselt tegemata;
sama ülesannet lahendati mitmes osakonnas teadmata, et teised seda teevad.
Digitaalsete töövahendite puhul toetuti peamiselt Microsofti poolt pakutavatele lahendustele. Iseenesest ei ole selles ju midagi halba – Microsofti pilvelahendused on väga head (ütleb veendunud Apple’i kasutaja). Kuid iga ansambel kõlab paremini siis, kui mängitakse sama noodi järgi.
Ühel hetkel jõudis minuni info, et Tallinn on arengukavade seiramiseks valinud tarkvara nimega PlanPro. Meie ametis oli seda mõnes osakonnas ka katsetatud, kuid igapäevast kasutust veel sellel hetkel ei olnud. Hakkasin enda osakonnas sellega katsetama. Alguses kulus Jira, ClickUp ja Trello taustaga kasutajana veidi aega süsteemi loogika mõistmiseks. Paari kuu jooksul oli meie osakonnal selge tööplaan olemas ning kasutasime seda oma iganädalaste tegevuste planeerimisel.
Varasemale kogemusele tuginedes on mul teadmine, et uue tööviisi juurutamine terves organisatsioonis õnnestub hästi vaid siis, kui olemas on juhtide toetus. Hakkasin järjekindlalt oma kolleege – teisi osakonnajuhte ja oma juhti – inspireerima ühetaolist töökorraldust rakendama. Tõin näiteid, mida ja kuidas teha saab ning mis võiks olla sellise lähenemise kasu kõigile. Umbes kuus kuud peale oma osakonnas alustamist saime kokku ühistranspordikorralduse valdkondliku tööplaani esimese versiooni. See oli hetk, kus sain kinnitust, et liigume õiges suunas.
Uue tööviisi juurutamine terves organisatsioonis õnnestub hästi vaid siis, kui olemas on juhtide toetus.
Täna kasutab PlanPro-d aktiivselt juba suur enamus meie ameti teenistujatest – sh on ka mitmed kolleegid valinud selle keskkonna oma n-ö to-do töövahendiks.
Ühe konkreetse teenuse tellimisel seadsime endale eesmärgiks rakendada väärtuspõhist hanget – konkreetse tulemuse asemel teenuse tellimine töötunni alusel. Sellise lepinguga on seotud teatud riskid. Nende ennetamiseks rakendasime tööde tellimiseks lihtsustatud kujul IT-arendusmaailmast tuntud Scrum-metoodikat ja kasutasime kogu protsessi dokumenteerimisel PlanPro-d. Nii oli meil sisuliselt reaalajas võimalik jälgida eelarve täitmist, tööde teostamisele antud mahuhinnanguid, nende selgitusi ja hilisemalt logitud tegelikult töö teostamisele kulunud aega.
Selline lähenemine distsiplineeris kogu projektitiimi. Kui alguses oli natukene segadust ja kahtlusi, siis järgmise hanke planeerimise hetkeks oli tellijate tagasiside positiivne: valitud tööviis suurendab läbipaistvust ja aitab paremini tagada raha eesmärgipärast kasutamist.
Kui saaksin ajas tagasi minna, annaksin endale kolm nõuannet:
Ära kiirusta – kultuurimuutus võtab aega.
Ära alahinda juhtide rolli. Ilma selge toetuseta ei juurdu ükski süsteem.
Kasuta metoodikaid. Näiteks ADKAR-mudeli regulaarne kasutamine aitas minul mõista, kus inimesed tegelikult muutuse teekonnal asuvad.
PlanPro suurim väärtus on avaliku sektori ameti – aga mitte ainult – juhtimismudelit toetav infoarhitektuur, mis aitab luua ühise „tõevälja“. Kui varasemalt eksisteeris paralleelne dokumentide ja koosolekute maailm, siis nüüd tekib järk-järgult ühine struktuur, kus eesmärgid, tegevused ja vastutajad on kõigile nähtavad. Juhtidel on parem ülevaade ning osakondade vaheline koostöö on lihtsam, sest kõigil on ligipääs samale informatsioonile. Kõike seda saab ajas lihtsa vaevaga ümber joondada ja täiendada.
PlanPro suurim väärtus on juhtimismudelit toetav infoarhitektuur, mis aitab luua ühise “tõevälja”. Kui varasemalt eksisteeris paralleelne dokumentide ja koosolekute maailm, siis nüüd tekib järk-järgult ühine struktuur, kus eesmärgid, tegevused ja vastutajad on kõigile nähtavad.
Kui kujutada PlanPro kasutamist kui kultuuri juurutamist kuueastmelise arenguredelina, kus:
aste 1 – vabatahtlik kasutus, paralleeltöö Office’is ja e-kirjades;
aste 6 – automatiseeritud töövood ja andmepõhine otsustamine;
… siis oleme hetkel tugevalt jala maha pannud teisele astmele. Kasutuselevõtt ei olnud lineaarne – vastuseis ja mittemõistmine olid alguses loomulikud. Eks algus ongi raskem. Siiski on hea meel tõdeda, et ametina oleme teinud väga suure ja minule isegi ootamatult kiire arenguhüppe. See lubab vaadata tulevikku optimistlikult.
TLV Transpordiamet on Tallinna linna üksus, mille ülesandeks on tagada sujuv ja turvaline liikuvus pealinna tänavatel. Amet juhib ja arendab linna transpordisüsteemi, tuginedes “Tallinn 2035” arengustrateegiale, mille eesmärk on muuta linnaruum inimsõbralikumaks ja liikuvus keskkonnasäästlikumaks.
Täna panustab ameti igapäevatöösse 53 spetsialisti, kes töötavad selle nimel, et sadade tuhandete inimeste liikumiskogemus Tallinnas oleks mugav ja prognoositav.
Loe rohkem PlanPro projektijuhtimise ja tööülesannete haldamise kohta siit: Projektijuhtimine ja tööülesannete haldamine ja vaata, millega PlanPro riigiasutuse juhtimist toetada saab: Avalik sektor.
Kui oled otsimas sobivat tarkvara oma organisatsiooni protsesside, projektide juhtimiseks ja tööülesannete haldamiseks, siis võta julgelt ühendust!
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
Tarkvara võimalusi tutvustab Sulle
Reelika Ristolainen, kliendihaldur-tootekonsultant
