Aasta algus on avalikus sektoris kriitilise tähtsusega. Arengukavad on kinnitatud ja “suur pilt” on selge. Paberil näeb kõik suurepärane välja. Ometi näitab statistika, et valdav osa strateegilistest eesmärkidest ei realiseeru.
Miks see nii on? Probleem ei peitu strateegias ega töötajate kompetentsis. Probleem on iganenud tööplaani koostamises ja jälgimises.
Liiga tihti on asutuse tööplaan vaid staatiline nimekiri isoleeritud tegevustest, mis elab oma elu Exceli tabelis, samal ajal kui strateegia “kogub tolmu” PDF-dokumendis. Selles artiklis vaatame, kuidas kaasaegne tulemusjuhtimise tarkvara aitab luua selge seose tippjuhi visiooni ja spetsialisti igapäevatöö vahel.
Klassikaline stsenaarium suurorganisatsioonides on tuttav “strateegilise musta augu” sündroom:
| Tasand | Hetkeolukord (Probleem) |
|---|---|
| Tippjuhtkond | Sõnastab 3-5 aasta eesmärgid, kuid need jäävad paberile seisma. |
| ⬇️ | |
| Osakonnad | Kopeerivad tööplaani eelmise aasta tegevusi ("nagu mullu"), ilma uue strateegiata. |
| ⬇️ | |
| Spetsialistid | Kustutavad igapäevaseid "tulekahjusid", omamata seost suure pildiga. |
Tulemus? Juhtkond eeldab strateegia elluviimist, kuid tegelikkuses tegeleb organisatsioon operatiivse rutiiniga. Tõhus aastane tööplaan ei tohi olla pelgalt to-do list. See peab olema elav leping strateegia ja teostuse vahel.
Selleks, et tööplaan oleks täidetav, peab planeerimine toimuma hierarhiliselt. See on eriti kriitiline avalikus sektoris, kus on kasutusel tegevuspõhine eelarvestamine.
Toimiv struktuur peab olema järgmine:
Kui töötaja tegevusel puudub süsteemis seos strateegiaga, on see ressursside raiskamine.
| Juhtimistasand | Eesmärk & Visioon | PlanPro Lahendus | Tulemus (Kasu) |
|---|---|---|---|
| I TASAND Strateegiline | Asutuse pikaajalised eesmärgid ja visioon. | Strateegia moodul Mõõdikute (KPIde) seire | Tagab reaalajas ülevaate arengukava eesmärkide täitmisest. |
| ⬇️ Automaatne seostamine | |||
| II TASAND Taktikaline | Tegevused ja projektid, mis toetavad strateegia elluviimist. | Osakondade ja valdkondade tööplaanid Aastased tegevuskavad, koostöö osakondade vahel | Lihtsustab tööplaanide koostamist ja seob need eesmärkidega. |
| ⬇️ Ülesannete delegeerimine | |||
| III TASAND Operatiivne | Töötaja individuaalne panus ja konkreetsed ülesanded. | Isiklik töölaud Ülevaade & meeldetuletused | Efektiivne projektijuhtimine ja vastutuse selgus. |
Paljud asutused püüavad juhtimist korraldada tabelites. Väikese tiimi puhul see toimib, kuid organisatsiooni tasandil on tööplaani haldamine Excelis ohtlik:
Kaasaegne juhtimine nõuab spetsiaalset tööriista. PlanPro ei ole lihtsalt projektijuhtimistarkvara – see on loodud spetsiaalselt avaliku sektori ja suurte organisatsioonide strateegiliseks juhtimiseks.
1. Strateegiline vastavus (Strategic Alignment). PlanPros koostatud tööplaan nõuab, et iga uus tegevus seotaks konkreetse eesmärgiga. Juhtkond näeb ühe klikiga, kui palju ressursse (töötunde/eelarvet) kulub strateegiliste eesmärkide saavutamiseks.
2. Läbipaistvus ja “Punased Lipud”. Kuna süsteem on tsentraalne, on vastutus selge. Tippjuht näeb reaalajas töölaual (dashboard), millised eesmärkide saavutamine on ohus, enne kui on liiga hilja.
3. Tööplaani aruandluse automatiseerimine. Aruandlus ministeeriumitele on paratamatu koormus. PlanPro automatiseerib selle. Kuna andmed sisestatakse jooksvalt, on kuu- või kvartaliaruande genereerimine minutite küsimus. See vabastab osakonnajuhid tüütust käsitööst.
Kui teie asutuse aastane tööplaan on endiselt Exceli tabel, mida avatakse vaid kaks korda aastas, siis te ei juhi tegelikult strateegiat.
Efektiivne organisatsioon vajab tööriista, mis on sama dünaamiline kui keskkond. PlanPro pakub struktuuri, mis seob visiooni tegevustega ja tagab, et aasta lõpus on põhjust tähistada päris tulemusi.
Kui oled otsimas sobivat tarkvara, et oma organisatsiooni tööplaani ja tööülesannete haldust uuele tasemele viia, siis võta julgelt ühendust!
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
