Mis juhtub siis, kui organisatsioon peab jagama tööd võimalikult õiglaselt, kuid tööjaotuse aluseks olev metoodika ei pruugi enam päriselt peegeldada tänast tegelikkust? Just sellele küsimusele otsisid Eesti kohtud vastust, kui käivitasid ajamõõtmise projekti, et saada värske ülevaade sellest, kui palju aega kulub kohtunikel ja kohtujuristidel eri menetluste läbiviimisele.
Kohtute ajakaardistamise projektiimi liikmed Külli Luha ning Elo Kirsipuu räägivad selles loos, miks sellist mõõtmist vaja oli, kuidas lahendus lühikese ajaga kasutusele võeti, milliseid õppetunde projekt on andnud ning kuidas kvaliteetsed andmed aitavad tulevikus töökoormuse metoodikat ajakohastada.
Kohtute töökorralduses on üks oluline põhimõte see, et kõik kohtunikud peaksid saama menetlemiseks võimalikult võrdse töömahu. Selleks jaotatakse saabuvad kohtuasjad kohtunike vahel töökoormusmetoodika alusel, kus erinevatele asjadele on määratud kindlad ajasildid. Nende ajasiltide summa kujundabki iga kohtuniku koormuse.
Aja jooksul tekkis siiski küsimus, kas kasutusel olev metoodika vastab endiselt tegelikule töömahule. Menetlused, töövõtted ja ootused muutuvad, kuid metoodika ei pruugi sama tempoga kaasas käia. Seetõttu jõuti metoodika ülevaatamiseks moodustatud töörühmas järeldusele, et usaldusväärse pildi saamiseks tuleb mõõta päriselt, kui palju aega ühe asja menetlemisele tegelikult kulub.
Osa tegevusi on võimalik digitaalselt mõõta, kuid kõike süsteem ise ei näe. Näiteks ei ole võimalik automaatselt hinnata aega, mis kulub lahendi põhjenduste läbi mõtlemisele või keerukate küsimuste vaagimisele. Just selline töö on sageli kõige sisulisem, kuid samal ajal kõige raskemini mõõdetav.
Seetõttu oli kohtutel vaja lahendust, kus kasutajad saaksid menetlustega seotud tegevused lihtsalt, kiiresti ja ühtse loogika alusel ise kirja panna. See tähendas, et tehniline lahendus pidi olema ühelt poolt piisavalt paindlik kohtute spetsiifika jaoks, teisalt aga nii lihtne, et ajamõõtmine ise ei muutuks lisatööks.
Eesmärk ei olnud lihtsalt aega kokku lugeda. Eesmärk oli luua parem alus töökoormuse metoodika ülevaatamiseks ja vajadusel ajakohastamiseks.
Sobiva tarkvara leidmiseks küsiti mitmelt pakkujalt lahendusi. Kuna PlanPro oli kohtutes juba kasutusel katseaja-, koostöö- ja tagasisidevestluste läbiviimise tarkvarana ning pühendumuse ja rahulolu uuringute kaardistamiseks, kaasati loomulikult ka meid.
Valiku juures said määravaks kaks peamist põhjust.
Esiteks oli oluline, et olemasolevat lahendust saaks suhteliselt kiiresti ja mõistliku mahuga seadistada kohtute vajadustele vastavaks. Tegemist ei olnud nullist arendatava erilahendusega, vaid praktikasse viidava töövahendiga, mis pidi hakkama kiiresti väärtust looma.
Teiseks oli väga oluline kasutusmugavus. Aja kirjapanek pidi olema kasutajale lihtne, selge ja võimalikult vähese lisakoormusega. Kui viie minuti töö märkimine võtab samuti viis minutit, kaob nii kasutajate motivatsioon kui ka andmete kvaliteet.
PlanPro roll ei piirdunud ainult tehnilise platvormiga. Sama oluline oli valmisolek teha projekti käigus vajalikke seadistusi, aidata kasutusloogikat ehk tegevusmudel paika saada ning toetada lõppkasutajaid juurutamise ajal.
PlanPro roll ei piirdunud ainult tehnilise platvormiga. Sama oluline oli valmisolek teha projekti käigus vajalikke seadistusi, aidata tegevusmudel paika saada ning toetada lõppkasutajaid juurutamise ajal.
Tarkvara valikust kuni reaalse mõõtmise alguseni kulus vähem kui kolm kuud. Selle aja jooksul kirjeldati kohtute vajadused, tehti esimesed katsetused ning PlanPro tootekonsultandi kaasabil valmis lõppkasutajatele lühike illustreeritud juhend.
Enne mõõtmise algust olid kohtunike menetluses olevad asjad PlanProsse sisse kantud. Esimesel mõõtmisnädalal toimusid veebiseminarid, kus PlanPro tootekonsultant näitas ette, kuidas menetlustele kuluvat aega PlanPro tarkvaras kirja panna ning kuidas vaadata ajakasutusest kokkuvõtteid ja ülevaateid.
See oli projekti edu jaoks oluline. Ajamõõtmine ei toimi ainult tarkvara toel. See vajab ka piisavalt protsessi läbimõtlemist, juhendamist ja ühiseid kokkuleppeid.
Menetlustele kuluvat aega mõõdetakse kõigis maakohtutes ja halduskohtutes ehk Eesti kolmeastmelise kohtusüsteemi esimese astme kohtutes.
Aega märgivad nii kohtunikud kui ka nende menetlusgrupi juures töötavad kohtujuristid või konsultandid, samuti kohtuistungi sekretärid. Mõõtmine toimub kõigis kohtumenetluse liikides, kuid kasutusmugavuse ja tulemuste võrreldavuse huvides koondati tegevused kaheksa põhikategooria alla. Nende seas on näiteks kirjalik menetlus, istungiga seotud tegevused ja lahendi koostamine.
Sellise projekti puhul on loomulik, et osa inimesi tuleb innukalt kaasa, osa ettevaatlikumalt. See mõjutab ka mõõtmise kestust: mida vähem osalejaid järjepidevalt aega märgib, seda pikemaks venib periood, mille jooksul tekib usaldusväärne andmemaht.
See on oluline õppetund ka teistele organisatsioonidele. Ajamõõtmise projekt ei ole ainult süsteemi kasutuselevõtt, vaid muutus inimeste tööharjumustes. Edu sõltub sellest, kui hästi suudetakse ühendada lihtne töövahend, selge eesmärk ja järjepidev kommunikatsioon.
Ajakaardistuse käigus on selgunud, et tulemuste väärtus ei sõltu ainult andmete hulgast, vaid väga palju ka nende kvaliteedist. Projekti vältel on metoodika töörühm käinud koos iga kuu ning analüüsitiim on andnud regulaarselt ülevaateid sellest, kuhu on jõutud ja millised probleemid vajavad lahendamist.
Kasutajatele on veebiseminaride kaudu jagatud nii vahekokkuvõtteid kui ka praktilisi juhiseid korduvate vigade vältimiseks. See on olnud vajalik, sest isegi väikesed ebatäpsused võivad hiljem muuta andmete sidumise keeruliseks või osaliselt võimatuks.
Hea näide on menetluse numbri sisestamine. Kuigi aeg võib olla muus osas korrektselt märgitud, läheb osa väärtuslikust infost kaduma pelgalt seetõttu, et menetluse numbrilt puudub järjenumber või sellele on lisatud vaba teksti. Kohtute hinnangul võib selliste vigade tõttu kaduma minna 10–15% muidu korrektselt märgitud ajast, mida ei ole hiljem võimalik andmebaasi andmetega usaldusväärselt ühildada.
Ajamõõtmise edu ei sõltu ainult tehnilisest lahendusest, vaid ka protsessi läbimõeldusest, juhendamisest ja distsipliinist.
Tagasivaates tõi ajakaardistuse juhtgrupp välja ka kohti, kus järgmine kord teeks teisiti. Näiteks ei lisataks alguses automaatselt kõiki kohtunikel tol hetkel menetluses olnud asju süsteemi, sest hilisem uute asjade käsitsi lisamine tekitas kasutajates erisuse tunnet ja pingeid. Samuti pöörataks kohe algusest rohkem tähelepanu sellele, kuidas menetluse number tuleb täpselt kirja panna.
Kohtute kogemusest joonistub välja mitu selget soovitust neile, kes kaaluvad sarnast ajakaardistuse projekti.
Enne alustamist tuleb täpselt läbi mõelda, kes aega mõõdab ja mis eesmärgil seda tehakse. Kui eesmärk ei ole osalejatele algusest peale arusaadav, tekib kiiresti vastuseis või kahtlus projekti mõttekuse suhtes. Seetõttu tuleb kogu projekti vältel järjepidevalt selgitada, miks mõõtmine vajalik on ja mida selle tulemusega tehakse.
Kui viie minuti märkimine võtab peaaegu sama kaua kui tegevus ise, kannatavad nii kasutuskogemus kui ka andmete kvaliteet. Seetõttu tasub vältida liigseid kohustuslikke vabatekstivälju ning eelistada selgeid, standardiseeritud valikuid.
Tegemist ei ole ainult tehnilise lahenduse juurutamisega. See tähendab uute harjumuste kujundamist ja kasutajate pidevat toetamist. Seal, kus inimesed mõistavad projekti mõtet ja tunnevad, et süsteem aitab neid, on ka andmete kvaliteet parem.
Kohtud ei läinud tavapärast teed, kus esmalt moodustatakse kitsas testgrupp. Selle asemel kaasati kohe kõik sihtrühma kasutajad ning vajadusel tehti muudatusi jooksvalt nende tähelepanekute põhjal. See võimaldas kiiremini koguda tegelikku kasutuskogemust ja kohandada lahendust päris vajaduste järgi.
Kohtutes on aega kaardistatud nüüdseks aasta. Tegemist on mahuka ja pikaajalise projektiga, mille lõplik väärtus selgub aja jooksul. Juba praegu on siiski näha, et hästi läbiviidud ajamõõtmine aitab teha nähtavaks töö, mida varem hinnati pigem tunnetuse kui andmete põhjal.
Kohtute kogemus näitab, et ajamõõtmise edu ei sõltu ainult sellest, kas organisatsioon otsustab aega mõõta. Sama tähtis on, kui lihtne on andmete kirjapanek, kui hästi on töötajad kaasatud ja kui kiiresti suudetakse tarkvaralahendust tegelikele vajadustele kohandada.
Just siin peitus ka PlanPro roll selles projektis: aidata viia ajamõõtmine praktikasse viisil, mis oleks kasutajatele võimalikult arusaadav, organisatsioonile paindlik ja tulevaseks analüüsiks piisavalt usaldusväärne.
Kohtud on oma tegevuses sõltumatud ja mõistavad õigust kooskõlas põhiseaduse ja seadustega.
Maakohtud on üldpädevusega kohtud, kus arutatakse tsiviil-, kuriteo- ja väärteoasju ning tehakse muid toiminguid, mis on seadusega antud nende pädevusse. Eestis on neli maakohut: Harju Maakohus, Viru Maakohus, Tartu Maakohus ja Pärnu Maakohus.
Halduskohtud on loodud avalik-õiguslike vaidluste lahendamiseks. Eestis on kaks halduskohut: Tallinna Halduskohus ja Tartu Halduskohus.
Maakohtutes ja halduskohtutes töötab kokku 190 kohtunikku.
Loe rohkem PlanPro tööaja planeerimise ja mõõtmise kohta siit: Tööaja planeerimine ja mõõtmine.
Kui sinu organisatsioonis on samuti vaja mõista, kuhu tööaeg tegelikult kulub, aitab PlanPro luua lihtsa ja kasutajasõbraliku ajamõõtmise protsessi, mida saab kohandada teie töökorralduse ja eesmärkide järgi.
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
Tarkvara võimalusi tutvustab Sulle
Reelika Ristolainen, kliendihaldur-tootekonsultant
