Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalameti (KEKO) vastutusala on lai ja tööprotsessid keerukad. Kuidas hallata sadu investeeringuobjekte ja luua läbipaistvust struktuuris, kus ressursid on jagatud? Oma kogemust ameti töökorralduse kaasaajastamisel ja PlanPro tarkvara juurutamisel jagab Ave Habakuk.
Keskkonna- ja Kommunaalameti (KEKO) vastutusala on suur ja lai – meie portfelli kuuluvad nii tänavate rajamine ja korrashoid, liigirikkuse hoidmine linnas kui ka näiteks kalmistuteenused. Tallinna linna kui organisatsiooni mõistes võib meie keerukust kirjeldada ka nii: kui enamasti vastutab üks amet ühe „Tallinn 2035“ strateegia valdkonna elluviimise eest, siis KEKO vastutab kolme eest ning panustab olulisel määral veel kahte. Lisaks valdkondade eriilmelisusele on ka meie töö sisu väga mitmekesine – vastutame nii strateegilise planeerimise, valdkondliku poliitikakujundamise, investeeringute elluviimise kui ka rajatud ruumi korrashoiu eest. Lisaks tegeleb ligikaudu kolmandik organisatsioonist ehitusõiguse andmisega. Kokku toimetab KEKOs veidi rohkem kui 100 inimest.
Alates 2023. aastast toimus ametis suur peeglisse vaatamine ja tegevuste mõtestamine, mille käigus struktureerisime ameti ümber maatriksjuhtimisele. Ametil on kolm teenistust, millest igaüks vastutab konkreetse protsessi toimimise eest (nt korrashoid või strateegiline planeerimine), teenused aga jooksevad horisontaalselt läbi maja ja toetuvad neile protsessidele. Näiteks mängupaikade teenuse toimimisse panustavad inimesed kuuest erinevast osakonnast.
Enne PlanPro kasutuselevõttu polnud ametil ühtset tööplaani. Puudus keskkond, kust oleks saanud ülevaate, millised on planeeritud investeeringud või mis seisus on nende elluviimine; samuti polnud võimalust vaadata ühe osakonna ülesandeid teenuste kontekstis. Valitses suur tohuvabohu. Peamine väljakutse seisnes selles, et polnud võimalik näha, mida teeb kõrval osakond või -teenus. Kuna aga ressursid olid nende vahel jagatud, oli igasugune koordineerimine ebapraktiliselt käsitöine.
Enne PlanPro kasutuselevõttu polnud ametil ühtset tööplaani.
Juurutamine algas pehmelt – kõik osakonnad said ülesande sisestada PlanProsse oma järgmise aasta plaanid. Ma ei ajanud näpuga järge ega nõudnud rangelt raamistatud formaati, vaid rõhutasin, et iga osakond võib ise otsustada, kuidas nad tarkvara enda jaoks kasulikuks teevad. Mõnel hiljuti asutusega liitunud osakonnajuhatajal oli varasem PlanPro kasutamise kogemus – hakkasin nende seadistusi (setup’i) ja tööpraktikaid näitena kasutama, et teistes huvi tekitada. Aasta jooksul, kui saime võimalustega paremini tuttavaks ja kasutasime ära pidevalt lisanduvaid uusi funktsionaalsusi, pakkusin ise osakonnajuhtidele lahendusi PlanPro kohandamiseks, et vabastada nende töölaud info koordineerimise ülesannetest.
Meie esimene suur edulugu oli investeeringuobjektide jälgimise töövoo (workflow) loomine. KEKOl on korraga laual ligi 600 erinevas faasis investeeringuobjekti, näiteks tänavate rekonstrueerimisi või mänguväljakute rajamisi. Kuna minu taust on tootejuhtimises, sain linnatänava rajamise protsessiga tutvudes üsna kohe aru, et siin oleks abiks investeeringuobjektide jälgimine Kanban-vaates. Iga faas, mille objekt peab läbima, sai kirjeldatud staatusena ning nii tekkisid tulbad. Leppisime kokku, et projektijuhid raporteerivad vähemalt kord kahe nädala tagant, mis on aktiivses arenduses olevate objektidega toimunud.
Kanban-vaade võimaldas ükskõik kellel – olgu selleks osakonnajuht, kolleeg teisest osakonnast, ameti juht või linnapea – kiirelt järele vaadata, mis seisus objekt on, ning leida vastutaja, kellelt vajadusel täpsustusi küsida. Esimene magus võit pärast selle võtte juurutamist oli see, kui nägin, kuidas projekteerimis- ja ehitusosakonna juhataja kalender muutus hõredaks ning info vahendamise asemel sai ta hakata tegelema sisuarendusega.
KEKOl algab nüüd kolmas aastaring PlanProga ning areng on olnud tohutu. Meil on täna juba rohkelt majasiseseid häid praktikaid, mida eeskuju ja inspiratsioonina kasutada. Linnaorganisatsioon laiemalt on kujunenud oskuslikumaks kasutajaks ning iga perioodi läbitegemine ja sellele tagasivaatamine on andnud mõtteid, kuidas järgmine kord paremini teha. PlanPro kasutuselevõtt on kindlasti aidanud luua seoseid, kuidas panustame Tallinna strateegilistesse eesmärkidesse. Tulevikus see väärtus kindlasti kasvab, kuid esmane võit on olnud parem arusaamine sellest, kuidas me ressursse kasutame.
KEKOl algab nüüd kolmas aastaring PlanProga ning areng on olnud tohutu.
Pean jätkuvalt tõdema, et minu meelest ei ole PlanPro KEKO-tüüpi organisatsiooni jaoks ideaalne projektijuhtimise tarkvara – meil on igal projektijuhil korraga laual mitu suurt, kompleksset ja paljude osapooltega projekti ning tarkvara navigeerimis- ja filtreerimisvõimalused ei ole meile alati piisavad. Küll aga on PlanPro väga hea dokumenteerimise keskkond, mis on meie organisatsiooni jaoks vägagi oluline funktsionaalsus.
Lisaks sellele, et kasutame PlanProd tööplaani koostamiseks ja seireks ning oleme sinna ehitanud oma investeeringute info töövood, olen viimasel ajal aidanud luua mitu lepingute jälgimisega seotud lahendust. Näiteks korrashoiu valdkonnas on erinevatel teenustel rohkelt kestvuslepinguid. Varem puudus meil keskkond, kuhu lisada lepingu juurde selgeid kokkuvõtteid muudatustest või kommentaare puuduste kohta (et järgmine kord paremini teha). Samuti polnud juhtidel võimalik saada ülevaadet lõppevatest lepingutest, et planeerida uute hangete ettevalmistamist.
Hoopis teistlaadi lepingute jälgimist on meil tarvis ehitusõiguse andmise jaoks. Sõlmime arendajatega taristuehituslepinguid ja sealgi on mitu korduvat faasi. Esmalt läbirääkimised, mille käigus käib leping kordamööda meie, õigusteenistuse ja arendaja vahet, ning hiljem, kui leping sõlmitud, peame tegema järelevalvet selle täitmise üle. Aitasin PlanProsse üles ehitada töövoo, mis võimaldab aru saada, kus faasis ja kelle käes iga leping parasjagu on.
Teistelegi soovitan alustada järk-järgult – olla leebe, leida toimivad kasutusjuhud (use case’id) ja neist avalikult rääkida. Peakasutajal tasub endal käia kolleegidega vestlemas, et avastada ja luua PlanProsse erinevaid lahendusi. Süües kasvab isu – me oleme just hakanud juurutama riskimooduli kasutamist, tahaksime kasutusele võtta ka eelarvemooduli ning kaalume pidevalt, kas üht või teist protsessi saaks toetada selleks loodud töövooga.
Tallinna Keskkonna- ja Kommunaalamet tagab pealinnas toimiva ja meeldiva elukeskkonna, korraldades keskkonna- ja looduskaitset ning kommunaalvaldkonna avalike teenuste osutamist.
Loe rohkem PlanPro vestluste tarkvara võimaluste kohta siit: https://planpro.ee/projektijuhtimine-tooulesannete-haldamine
Kui oled otsimas sobivat tarkvara, et oma organisatsiooni projektijuhtimist ja tööülesannete haldust uuele tasemele viia, siis võta julgelt ühendust!
Jälgi meid sotsiaalmeedias:
Täitke palun kontaktivorm ning võtame teiega ühendust.
